บอกเล่าเรื่องราว

คำแนะนำการจัดทำจดหมายเหตุของหน่วยงาน

เนื่องจากได้มีโอกาสร่วมกิจกรรมจดหมายเหตุของหน่วยงานต่างๆ หลายหน่วยงาน จึงขอนำเสนอความคิดเห็นดังนี้ครับ 1) หลายหน่วยงานคาดหวังว่าข้อมูลต่างๆ ของหน่วยงานเพื่อจัดทำจดหมายเหตุ จะสามารถสืบค้นได้จากหอจดหมายเหตุแห่งชาติ … อันนี้ค่อนข้างน่ากลัวพอสมควร เพราะข้อมูลของหน่วยงานท่าน จะต้องมีกระบวนการจัดเก็บ รวบรวม และจัดส่งให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติเป็นระยะๆ เพื่อให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติจัดทำทะเบียน ดังนั้นหากหน่วยงานท่านยังไม่ได้รวบรวม ก็คงยากที่จะไปหาอะไรพบในหอจดหมายเหตุแห่งชาติ 2) หน่วยงานจำนวนมาก ไม่เคยจัดเก็บรวบรวมข้อมูล ดังนั้นงานแรกของการจัดทำจดหมายเหตุหน่วยงาน ก็น่าจะเริ่มจากตั้งคณะกรรมการ คณะทำงานรวบรวมข้อมูลต่างๆ ของหน่วยงานย้อนหลัง รวมทั้งอาจจะต้องดำเนินการเก็บเพิ่มเติมจากการสัมภาษณ์ และนำข้อมูลต่างๆ มาเข้าระบบที่ออกแบบอย่างเหมาะสม