การกรองข้อมูลด้วย AutoFilter – Excel

การกรองข้อมูล เป็นการคัดเลือกข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไข ทั้งนี้ข้อมูลที่จะนำมากรอง จะต้องป้อนให้อยู่ในรูปของตารางข้อมูล (Database) ที่แบ่งข้อมูลเป็นคอลัมน์ และรายการเนื้อความเป็นแถว ทั้งนี้รายการเนื้อความรายการแรก จะต้องอยู่ติดกับหัวเรื่อง ดังตัวอย่าง

เมื่อเตรียมข้อมูลตามลักษณะข้างต้น ให้เลื่อน Cell Pointer อยู่ในพื้นที่ข้อมูล (เซลล์ใดก็ได้ แต่ห้ามอยู่นอกพื้นที่ หรืออยู่ในหัวเรื่อง) จากนั้นใช้คำสั่ง Data แล้วคลิกเครื่องมือ Filter

จะปรากฏ Drop Down List (ลูกศรชี้ลงมีขีดอยู่ใต้ลูกศร) ณ รายการหัวเรื่องแต่ละรายการ

ต้องการกรองข้อมูลรายการใด ก็เลื่อน Mouse Pointer ไปคลิกที่ Drop Down List ของรายการนั้น แล้วคลิกเมาส์จะปรากฏกรอบเมนูโต้ตอบ

เลือกรายการที่ต้องการจากกรอบเมนูโต้ตอบ โดยเลือกรายการจากกรอบเมนู เช่น
เลือก “เซลล์” จากรายการตำแหน่ง เพื่อกรองข้อมูลเฉพาะรายการที่มีตำแหน่งเป็น “เซลล์”

ข้อมูลที่กรองแล้ว หากต้องการเรียกกลับสู่สภาพเดิม เลือกคำสั่ง Data, Clear และการยกเลิกการกรองข้อมูลเลือกคำสั่ง Data คลิกเครื่องมือ Filter ซ้ำอีกครั้งหนึ่ง

ทั้งนี้สามารถกำหนดเงื่อนไขอื่นๆ ได้โดยเลื่อน Mouse Pointer ไปคลิกที่ Drop Down List ของรายการที่ต้องการ จะปรากฏกรอบเมนูโต้ตอบ เลือกรายการ Custom เพื่อเปิดกรอบโต้ตอบย่อย

แล้วเลือกรายการ Text Filter เพื่อเลือกรายการที่ต้องการ เช่น

• Equals ก* เพื่อกรองข้อมูลเฉพาะที่ขึ้นต้นด้วยตัว “ก”
• Equals จินดา เพื่อกรองข้อมูลเฉพาะที่มีรายการตรงกับคำว่า “จินดา”
• Does not equals จินดา เพื่อกรองข้อมูลเฉพาะที่มีรายการไม่ตรงกับคำว่า “จินดา”
• is greater than 500 เพื่อกรองข้อมูลเฉพาะที่มากกว่า 500

คำสั่งนี้ถือว่าเป็นเครื่องมือช่วยทำงานที่ดีมากและสะดวกมากของ Excel ยังไงลองประยุกต์ดูนะครับ