ตรวจสอบค่าว่าง Blank ในเซลล์ของ Excel

กรณีที่ทำงานกับข้อมูลปริมาณมากด้วย Excel อาจจะมีจุดผิดพลาดเช่น ในเซลล์ที่ต้องคำนวณ แทนที่จะเป็นตัวเลข กลับถูกลบเป็นเซลล์ว่าง ดังตัวอย่างจะพบว่าคะแนนสอบ 1 ของ นศ D และคะแนนสอบ 2 ของ นศ F เป็นเซลล์ว่าง ซึ่งทำให้การคิดคะแนนรวมผิดพลาดได้

แนวทางหนึ่งในการตรวจสอบปัญหาเซลล์ว่าง (ยิ่งข้อมูลมีจำนวนมาก อาจจะทำให้ตาลายได้ง่าย) สามารถใช้เครื่องมือ Conditional Formatting ช่วยได้ โดยให้แสดงเซลล์นั้นเป็นสีแดง หากเป็นเซลล์ว่าง เริ่มจาก เลือกช่วงข้อมูล กรณีตัวอย่างคือเลือก B2:D9 จากนั้นคลิกปุ่มเครื่องมือ Conditional Formatting คลิกรายการ New Rule…

คลิกรายการ Format only cells that contain แล้วในรายการ Format only cells with: ให้เลือกเป็น Blanks ต่อด้วยคลิกปุ่ม Format ที่อยู่ด้านขวา

คลิกแท็บ Fill แล้วเลือกสีที่ต้องการ คลิกปุ่ม OK และ OK อีกครั้งเพื่อยืนยันการใช้คำสั่ง

Excel จะทำให้เซลล์ที่เป็นช่องว่าง มีสีแดงตามที่กำหนด และเมื่อพิมพ์ตัวเลขลงในเซลล์ดังกล่าว ระบบจะยกเลิกสีแดงให้อัตโนมัติ

เทคนิคนี้น่าจะช่วยตรวจสอบข้อมูลในเซลล์ได้สะดวกขึ้น ยังไงก็ลองปรับเงื่อนไขการตรวจสอบดูได้ครับ