การส่งออกเอกสารในฟอร์แมต PDF/A และฝังฟอนต์ด้วย Adobe Acrobat DC เป็นกระบวนการส่งออกเอกสารสำหรับงานจดหมายเหตุ ทั้งนี้ขอนำเสนอตัวอย่างจาก MS Word โดยมีขั้นตอนสำคัญดังนี้ เตรียมเอกสารที่ต้องการส่งออกเป็น PDF แล้วเลือกคำสั่ง Print จากนั้นเลือกประเภทเครื่องพิมพ์เป็น Adobe PDF คลิกรายการ Printer Properties จะปรากฏส่วนควบคุมดังภาพหมายเลข 4
เอกสาร PDF เป็นเอกสารอีกฟอร์แมตที่ถูกใช้เพื่อเผยแพร่ผลงานผ่านอินเทอร์เน็ต และคาดหวังว่าจะถูกค้นด้วย Google หรือ Search Engine ได้ง่าย โดยการเตรียมแฟ้มเอกสาร PDF ให้สะดวกกับการเข้าถึงของ Search Engine จำเป็นต้องมีแนวปฏิบัติที่เหมาะสม ดังนี้ ชื่อแฟ้มเอกสาร PDF ควรเป็นคำภาษาอังกฤษที่สั้น กระชับ ประกอบด้วยคำที่ผู้ใช้รู้จักและใช้สืบค้นได้ง่าย นอกจากนี้ชื่อแฟ้มเอกสารยังถูกใช้เป็น Title แสดงบนหน้าผลลัพธ์ของการสืบค้น หากเอกสาร PDF ไม่ได้ระบุ Title เอาไว้ ไม่ควรใช้คำภาษาไทย ห้ามใช้อักขระพิเศษ และช่องว่าง ยกเว้นเครื่องหมาย _...
รวมเครื่องมือจัดการเอกสาร PDF ที่เป็นฟรีแวร์ CutePDF Writer ฟรีแวร์ช่วยแปลงเอกสารให้อยู่ในฟอร์แมต PDF PDFill PDF Tools ฟรีแวร์ที่มีฟังก์ชันเกี่ยวกับ PDF หลายฟังก์ชัน เช่น รวมเอกสาร PDF (merge) แยกหน้าเอกสาร PDF ออกจากไฟล์ จัดเรียงหน้าใหม่ ลบหน้า เข้ารหัสเอกสาร หมุนเอกสาร จัดการเมทาดาทา ทำงานกับ watermark รวมทั้งการสร้างเอกสาร PDF ใหม่จากการนำเข้าแฟ้มภาพ หรือส่งออกเอกสาร PDF เป็นแฟ้มภาพ Adobe PDF Creator...
เอกสาร PDF จะต้องกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารและเนื้อหาให้เหมาะสมก่อนเผยแพร่ โดยการส่งออกด้วย Acrobat Professional ทำได้โดยเลือกคำสั่ง File, Print, Adobe PDF คลิกเลือกปุ่ม Properties เลือกรายการ Adobe PDF Security เป็น Reconfirm … จากนั้นคลิกปุ่ม Edit เพื่อเข้าไปกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาและเอกสารให้เหมาะสม คลิกเลือกรายการ Require a password to open the document เพื่อกำหนดรหัสผ่านให้กับเอกสาร PDF สำหรับการเปิดเรียกดูเอกสาร...
เอกสารทุกเอกสารทุกฟอร์แมตจะต้องกำหนด Document Properties เพื่อให้การสืบค้นเอกสารเป็นไปได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว อีกทั้งยังเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับ Search Engine และโปรแกรมจัดการห้องสมุดดิจิทัลที่ได้มาตรฐาน เอกสาร PDF ก็เช่นกันโดยการใส่ PDF Properties ทำได้หลายวิธี ได้แก่ กรณีที่เอกสารต้นฉบับได้กำหนด Document Properties ไว้แล้ว การส่งออกด้วยวิธีการ OpenOffice.org PDF Export และการส่งออกด้วยคำสั่งของ Microsoft Office 2007 อย่างถูกวิธี คำสั่งส่งออกเป็น PDF ดังกล่าวจะโอนข้อมูล Document Properties...
สืบเนื่องจากการฝัง XMP Metadata สัญญาอนุญาตครีเอทีฟคอมมอนส์กับรูปภาพ ก็ขอต่อด้วยการฝัง XMP Metadata สัญญาอนุญาตครีเอทีฟคอมมอนส์กับแฟ้มเอกสาร PDF กันต่อนะครับ ซึ่งวิธีการไม่ได้แตกต่างกับการฝังกับรูปภาพที่ได้แนะนำไปแล้ว ทั้งนี้โปรแกรมที่ใช้งานได้แก่ Acrobat Professional และ Adobe Bridge ทั้งนี้ขอยกตัวอย่างการใช้งานกับ Adobe Bridge ดังนี้ 1) เข้าเว็บไซต์ http://www.creativecommons.org/choose/ เพื่อกำหนดรูปแบบของสัญญาอนุญาต ระบุรูปแบบของ CC ที่ต้องการ พร้อมป้อนรายละเอียดต่างๆ ตามเหมาะสม จากนั้นในรายการ License mark ให้เลือกเป็น XMP โปรแกรมจะสร้างจุดลิงก์ให้ดาวน์โหลดไฟล์ metadata.xmp ในพื้นที่ด้านขวา...
เครื่องมือบริหารจัดการ PDF ที่เป็น OSS PDFCreator : เครื่องมือแปลงเอกสารให้เป็นฟอร์แมต PDF ทำงานร่วมกับโปรแกรมต่างๆ ได้ดี PDFEdit : เครื่องมือที่น่าใช้มาก มีความสามารถไม่แตกต่างจาก Acrobat Professional CC PDF Converter : เครื่องมือแปลงเอกสารเป็น PDF
มีคำถามมาบ่อยครั้งในการแปลงเอกสาร PDF กลับไปเป็น เอกสารข้อความ (Text format) โดยท่านที่ใช้โปรแกรม Acrobat Professional ย่อมไม่มีปัญหา เพราะสามารถ Export กลับเป็นเอกสารข้อความ หรือเอกสาร Word ได้ง่าย ส่วนท่านที่ไม่ได้ใช้ Acrobat Professional มีทางเลือกโดยเลือกใช้ Open Source อย่าง PDF2Text Pilot ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บ http://www.colorpilot.com/extract-pdf-text.html ตัวโปรแกรมติดตั้งบน Microsoft Windows แล้วสามารถทำงานได้ง่าย โดยมีหน้าต่างโปรแกรมดังนี้
จากข้อกำหนดการพัฒนาสื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพที่ STKS จัดทำและเผยแพร่ในลักษณะคำแนะนำเชิงนโยบาย เอกสารเล่มนี้ขอนำเสนอการใช้งานอย่างเป็นรูปธรรม โดยครอบคลุมทั้ง MS Office, OpenOffice.org, Acrobat Professional และ XnView Standardization for Digital Media – How to View more documents from Boonlert Aroonpiboon
You must be logged in to post a comment.