การส่งออกเอกสารในฟอร์แมต PDF/A และฝังฟอนต์ด้วย Adobe Acrobat DC

การส่งออกเอกสารในฟอร์แมต PDF/A และฝังฟอนต์ด้วย Adobe Acrobat DC เป็นกระบวนการส่งออกเอกสารสำหรับงานจดหมายเหตุ ทั้งนี้ขอนำเสนอตัวอย่างจาก MS Word โดยมีขั้นตอนสำคัญดังนี้

เตรียมเอกสารที่ต้องการส่งออกเป็น PDF แล้วเลือกคำสั่ง Print จากนั้นเลือกประเภทเครื่องพิมพ์เป็น Adobe PDF คลิกรายการ Printer Properties จะปรากฏส่วนควบคุมดังภาพหมายเลข 4

ในหน้าจอ Adobe PDF Document Properties ให้เลือกตัวเลือก Default Settings เป็น PDF/A โดยกรณีที่เป็นเอกสารสีเพื่อการพิมพ์ ให้เลือกที่ลงท้ายด้วย (CMYK) กรณีที่เป็นเอกสารสีเพื่อการนำเสนอเลือกที่ลงท้ายด้วย (RGB) แล้วคลิกปุ่ม Edit จะปรากฏจอภาพดังหมายเลข 7

ในจอภาพ PDF/A … Adobe PDF Settings ให้เลือกรายการ Fonts แล้วเลือกฟอนต์ที่ใช้สร้างเอกสารจากกล่องตัวเลือก Font Source คลิกปุ่ม Add เพื่อส่งไปยังกล่องรายการ Always Embed

เมื่อเลือกครบทุกฟอนต์ก็คลิกปุ่ม OK และบันทึกการปรับแก้ไขค่าการส่งออก PDF แล้วคลิกปุ่ม Print เพื่อสั่งแปลงเอกสารเป็น PDF ต่อไป

เอกสารที่ไม่ได้แปลงในรูปแบบ PDF/A อาจจะไม่สามารถเปิดดูได้ด้วยอุปกรณ์และหรือโปรแกรมบางรุ่น ซึ่งจะแสดงข้อความเตือน ดังนี้