นับข้อมูลซ้ำด้วย Excel

มีคำถามมาสอบถามว่า ต้องการนับจำนวนหนังสือที่ถูกยืมว่ามีการยืมแต่ละชื่อเรื่องกี่ครั้ง โดยมีข้อมูลการยืมหนังสือดังตัวอย่าง

จะใช้ Excel นับจำนวนได้ไหม อย่างไร … แน่นอนครับ ย่อมทำได้ และมีหลายวิธี ลองดูสักสองวิธีดูก่อนนะครับ

วิธีที่ 1 การนับจำนวนด้วยฟังก์ชัน =COUNTIF()

ที่คอลัมน์ B พิมพ์หัวว่า “จำนวนการยืม” จากนั้นเซล B2 ให้ป้อนสูตร =COUNTIF(A:A,A2) แล้วคัดลอกสูตร จะได้ผลลัพธ์ ดังนี้

โดยสูตร =COUNTIF(A:A,A2) จะหมายถึง การนำข้อมูลจากเซล A2 ไปนับซ้ำกับข้อมูลที่ปรากฏในคอลัมน์ A ทั้งหมดนั่นเอง รูปแบบคำสั่งคือ =COUNTIF(ช่วงข้อมูลที่ต้องการนับ,เงื่อนไข)

วิธีที่ 2 การใช้ความสามารถของ Pivot Table

การนับวิธีที่สอง จะใช้ความสามารถของ Pivot Table เริ่มจากคลิกเมาส์ในเซลใดๆ ของคอลัมน์ A จากนั้นเลือกเมนูคำสั่ง “แทรก, Pivot Table” …. ผมใช้ Microsoft Office Excel 2007 เมนูภาษาไทย

ปรากฏจอภาพการทำงานของ Pivot Table ดังนี้

ลากเขตข้อมูล “รายการหนังสือยืม” จากช่องเลือกเขตข้อมูลเพื่อเพิ่มลงในรายงาน (มุมบนขวาของจอภาพ) มาวางในกล่อง “ป้ายชื่อแถว” (ด้านล่างขวาของจอภาพ) และวางซ้ำในกล่อง “ค่า” ดังนี้

โปรแกรม Excel จะแสดงตารางสรุปข้อมูล ดังรูป

เห็นไหมครับว่า การนับข้อมูลหนังสือซ้ำ ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป และลองนำไปประยุกต์กับการนับข้อมูลลักษณะอื่นๆ ดูนะครับ