แยกชื่อและนามสกุล

โดยปกติการป้อนข้อมูลใน Excel ควรป้อนแยกเซลให้เป็นข้อมูลหน่วย่อยที่สุดที่ยังคงมีความหมาย เช่น ชื่อนามสกุล ก็ควรป้อนแยกคำนำหน้า ชื่อ และนามสกุลออกจากกัน เพื่อให้สามารถนำไปประมวลผลได้ง่าย แต่ก็พบว่าผู้ใช้ Excel จำนวนมาก มักจะป้อนรวมในเซลเดียว ดังตัวอย่าง

การประมวลข้อมูลข้างต้น ควรแยกคำนำหน้า ชื่อ และนามสกุลออกจากกัน โดยเนื้อหานี้ขอนำเสนอวิธีการแยกชื่อ (รวมคำนำหน้า) ออกจากนามสกุลด้วยความสามารถแปลงข้อความเป็นคอลัมน์ – Text to columns ก่อน

เนื่องด้วยรูปแบบของข้อมูลจะแบ่งแยกระหว่างชื่อ (รวมคำนำหน้า) กับนามสกุลด้วยช่องว่าง จึงสามารถใช้ “ช่องว่าง” ให้เป็นประโยชน์ โดยเลือกข้อมูลที่ต้องการแยกชื่อและนามสกุล ดังภาพ

เลือกเมนูคำสั่ง Data, Text to columns

จากภาพโปรแกรมจะสอบถามว่า “ระหว่างข้อมูลที่จะแยก ใช้เงื่อนไขใดระหว่างตัวคั่น – Delimited หรือจำนวนอักขระ – Fixed width” กรณีให้เลือกเป็น Delimited จากนั้นคลิกปุ่ม Next

จอภาพถัดไป โปรแกรมจะให้ระบุว่า “ตัวคั่น” ที่ใช้คืออะไร กรณีนี้เลือกเป็น ช่องว่าง หรือ Space จะพบว่าโปรแกรมแยกชื่อและนามสกุลออกเป็น 2 ส่วน คลิกปุ่ม Finish จะปรากฏผล ดังนี้

อย่างไรก็ดีวิธีที่ถูกต้องคือ การป้อนข้อมูลให้ถูกต้องตั้งแรกนะครับ ไม่ควรมาเสียเวลาแปลงแบบนี้