วันที่ใน Microsoft Excel

ปัญหาที่พบบ่อยๆ สำหรับผู้ใช้ Microsoft Excel หรือ Spreadsheet ค่ายอื่นๆ ทั้ง LibreOffice Calc, OpenOffice.org Calc ก็คือ การป้อนวันที่ ดังนี้

1. การป้อนวันที่โดยระบุเป็นปี พ.ศ. 
2. การป้อนวันที่โดยใช้ตัวเลขไทย
3. การป้อนวันที่โดยไม่ทราบข้อจำกัดของช่วงปีกรณีที่ป้อนด้วยฟอร์แมตปี 2 หลัก

ทั้งนี้สิ่งที่ควรทราบคือ Excel จะมองวันที่ที่ป้อนในรูปของ ปี ค.ศ. ดังนั้นการป้อนวันที่ตามแบบแรกคือ 1/1/2553 จะหมายถึง วันที่ 1 เดือนมกราคม ปี ค.ศ. 2553 ไม่ใช่ปี พ.ศ. 2553 นะครับ

ดังนั้นสิ่งที่ควรทราบและควรปฏิบัติก็คือ ปรับเปลี่ยนวิธีการป้อนวันที่โดยป้อนในรูปปี ค.ศ. เท่านั้น ห้ามป้อน ปี พ.ศ. แม้ว่าข้อมูลจริงจะเป็นปี พ.ศ. ก็ให้นำ 543 ไปลบก่อนป้อนครับผม

บางท่านอาจจะไม่เห็นภาพว่า จะมีปัญหาใด ง่ายๆ ลองเอาวันที่ดังกล่าวมาคำนวณดูนะครับ โดยเอาวันที่ปัจจุบันมาลบ ดังสูตร =YEAR(TODAY())-YEAR(B1)

เพราะเป็นการนำปี ค.ศ. 2013 – ปี ค.ศ. 2553 นั่นเอง

สำหรับการป้อนวันที่รูปแบบที่ 2 อาจจะทำให้เกิดปัญหาเพราะโปรแกรมมองว่าเป็นการป้อนข้อมูลประเภทข้อความ (Text) ซึ่งจะนำไปประมวลผลไม่ได้ ตรวจสอบง่ายๆ โดยการขยายความกว้างของคอลัมน์ จะพบว่าข้อมูลไปชิดขอบซ้ายของเซลล์

หรือหากโปรแกรมมองว่าเป็นข้อมูลวันที่ ก็ยังคงเป็นวันที่ที่มีปีเป็นปี ค.ศ.

นอกจากนี้วันที่ยังสัมพันธ์กับค่า Region ของระบบ MS Windows Settings ด้วยจึงควรตั้งค่าให้เหมาะสมและตรงกันทั้งระบบในหน่วยงาน 

รวมทั้งข้อมูลจริงของการเก็บค่าวันที่ ก็คือ ค่าตัวเลข โดยหากทดสอบป้อนค่า 1/1/1900 แล้วเลือกแสดงผลเป็น Number จะพบว่าตรงกับค่า 1 

วันที่เก่าสุดที่ Excel รองรับได้คือวันที่ 1 มกราคม ค.ศ. 1900
ดังนั้น 1 จึงเทียบเท่าวันที่ 1 มกราคม 1900
2 เทียบเท่าวันที่ 2 มกราคม 1900
3 เทียบเท่าวันที่ 3 มกราคม 1900