ร่วมแก้ไขไฟล์ Word ผ่าน Google Drive

คำถาม …​ มีเอกสารสร้างด้วย MS Word ต้องการทำงานร่วมกันผ่าน Google Drive ทำได้อย่างไร

คำตอบ … สามารถทำได้โดย

1)  เข้าสู่ระบบของ Google drive ผ่านเว็บ http://drive.google.com จากนั้น upload เอกสาร Word เข้าระบบ Google Drive จากนั้นให้คลิก Check box ของเอกสารที่นำเข้า

คลิกปุ่มคำสั่ง More เลือกคำสั่งย่อย Open with, Google Docs เพื่อแปลงเอกสารที่นำเข้าให้เป็นเอกสารฟอร์แมต Google Docs อันจะช่วยให้สามารถแก้ไขเอกสารได้สะดวกยิ่งขึ้น

2) โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างแก้ไขเอกสารดังนี้

3) เพียงเท่านี้ก็สามารถแก้ไขเอกสารได้แล้วครับ แต่ยังไม่พอนะครับ เพราะควรเชิญสมาชิกที่เกี่ยวข้องมาร่วมปรับแก้ไขเอกสารด้วยกัน โดยคลิกปุ่ม Share ที่ปรากฏด้านขวาของจอภาพ จะปรากฏจอภาพให้ระบุอีเมลของสมาชิกที่ต้องการ โดยระบุอีเมลในรายการ Invite People รวมทั้งกำหนดสิทธิ์การทำงานกับเอกสารได้จากตัวเลือกด้านหลัง เช่น อนุญาตให้แก้ไขได้ หรืออนุญาตให้อ่านได้อย่างเดียว เป็นต้น

เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้นกระบวนการเตรียมเอกสารที่สร้างด้วย MS Word ให้รองรับการทำงานร่วมกันได้มากกว่า 1 คนผ่านบริการของ Google Drive แล้วครับ การแก้ไขสามารถทำได้พร้อมๆ กัน และไม่ต้องห่วงการบันทึก (Save) นะครับ เพราะโปรแกรมจะบันทึกอัตโนมัติ และสามารถส่งออกหรือดาวน์โหลดเอกสารกลับมาเป็น MS Word ได้ (รวมทั้งฟอร์แมตอื่นๆ อีกหลากหลายฟอร์แมต)

ยังไงก็ลองสนุกกับความสามารถของ Google Drive ได้นะครับ