หลายๆ ท่านอาจจะเคยเจอปัญหาหาคำสั่งใน Microsoft Word ไม่เจอ หรือลืมบางคำสั่ง ถ้ายังไงลองใช้ช่องสืบค้น Search Box ใน Microsoft Word ได้นะครับ เช่น ต้องหาตั้งหน้ากระดาษ แต่จำไม่ได้ว่าอยู่เมนูใด ก็ค้นด้วยคำว่า Page ก็จะปรากฏคำสั่งของ Microsoft Word ที่ตรงกับคำต้นให้เลือกได้ทันที ง่ายขึ้นเลยครับ
ปัญหาหนึ่งของการพิมพ์งาน โดยเฉพาะเอกสารวิชาการ หรือรายงานประชุม ก็คือ คำผิด ซึ่งต้องใช้เวลามากในการตรวจอักษร/คำ ด้วยความสามารถ Read Aloud ที่ MS Word เตรียมมาให้ น่าจะช่วยแก้ไขปัญหาข้างต้นได้บ้างเลยครับ ไม่รวมการฟังเนื้อหาขณะที่ทำงานอื่นๆ ในลักษณะ Multitasking หรือฝึกพัฒนาทักษะการฟังด้านภาษา วิธีการก็ไม่ยากครับ เริ่มจากเปิดเอกสารด้วย MS Word (MS Office 365) แล้วคลิกเมนู Review คลิกปุ่มเครื่องมือ Read Aloud จะปรากฏชุดเครื่องมือควบคุมการอ่าน สามารถตั้งค่าเสียงอ่านว่าเป็นเสียงผู้ชาย เสียงผู้หญิง ปุ่มเดินหน้า/ถอยกลับ...
ได้รับคำถามว่า ต้องการเปรียบเทียบเอกสาร Word 2 ไฟล์ว่ามีการแก้ไขในจุดใด ทำได้หรือไม่อย่างไร โดยเริ่มต้นพิมพ์งานเดือนที่แล้ว และส่งต่อให้หลายๆ ท่านแก้ไข จนได้รับไฟล์ล่าสุด ซึ่งไม่แน่ใจว่าถูกแก้ไขจุดใดบ้าง … จะตรวจสอบได้อย่างไร ไม่ยากเลยครับ ด้วยความสามารถ Document Compare ของ MS Word จะช่วยในจุดนี้ได้แน่นอน เริ่มจากเปิด MS Word แล้วไปที่เมนูคำสั่ง Review, Compare
คุ้นเคยกับเครื่องมือ Connector ใน MS PowerPoint เพื่อเชื่อมวัตถุ ดังตัวอย่าง แต่เหตุใด พอใช้ใน MS Word กลับไม่สามารถเชื่อมวัตถุได้ ผลออกมาเละแบบนี้ ทำอย่างไรดีครับ ….. คำถามที่มักถูกถามบ่อยคำถามหนึ่ง ลองมาหาคำตอบกันนะครับ
มีประเด็นเกี่ยวกับการใส่ช่องว่างหน้าเครื่องหมายไม้ยมก ว่าควรใช้อย่างไร หากพิจารณาจากเอกสารโดยเฉพาะของราชบัณฑิต ก็คงจะชัดเจนว่าให้ใส่ช่องว่างทั้งหน้าเครื่องหมาย และหลังเครื่องหมาย ดังนี้ จะเห็นว่าข้อความ “ปัญหาใหม่ ๆ หลายประการ” ในบรรทัดแรก ได้ใส่ช่องว่างทั้งหน้าและหลังไม้ยมก
การตรวจแก้ไขเอกสารที่พิมพ์ด้วย MS Word ควรมีการเปิดระบบบันทึกติดตามการแก้ไขที่เรียกว่า Track Changes ซึ่งจะช่วยให้ 1) ระบบบันทึกประวัติต่างๆ ที่แก้ไข 2) ติดตามรุ่นของเอกสาร 3) เลือกที่จะยอมรับการแก้ไขได้ตามที่เราต้องการ เช่น บางจุดที่ผู้แก้ไขแก้ เรายอมรับ หรือไม่ยอมรับ ก็ได้ วิธีการทำงานกับคำสั่ง Track Changes แบ่งเป็น 2 รูปแบบคือ การทำงานฝั่งผู้แก้ไข และการทำงานฝั่งเจ้าของเอกสาร การทำงานฝั่งผู้แก้ไขเอกสาร เริ่มจากผู้แก้ไขเอกสารรับเอกสารจากเจ้าของเอกสาร แล้วเปิดด้วย MS Word จากนั้นไปที่เมนูคำสั่ง Review...
เครื่องหมายยัติภังค์ หรือ เครื่องหมายขีด (hyphen) เป็นเครื่องหมายวรรคตอนสากลอย่างหนึ่ง มีลักษณะเป็นขีดแนวนอนสั้นๆ กลางบรรทัด มีหลักเกณฑ์การใช้ดังต่อไปนี้ 1. ใช้เขียนไว้สุดบรรทัดเพื่อต่อพยางค์หรือคำสมาส ซึ่งจำเป็นต้องเขียนแยกบรรทัดกัน เนื่องจากเนื้อที่จำกัด
MS Word รองรับการใส่เลขหน้าที่หลากหลาย ด้วยเทคนิค Section & Page Break เช่น หน้าแรกของเอกสาร ไม่ระบุเลขหน้า หน้าที่ 2 เป็นต้นไปให้เริ่มต้นเลข 1 และหน้าที่ 8 ไม่ต้องระบุเลขหน้า เป็นต้น การสร้างเอกสารด้วยหลักการข้างต้น จะต้องใช้ความสามารถของ Section โดยหน้าแรก จะเป็น Section ที่ 1 หน้าที่ 2 ถึงหน้าที่ 7 เป็น Section ที่ 2...
ก่อนพิมพ์งานหรือสร้างสรรค์เอกสาร ควรตรวจสอบขนาดกระดาษ (Paper size) ก่อนทุกครั้ง เพราะโดยปกติโปรแกรม MS Word จะตั้งค่า Default ของกระดาษเป็นแบบ Letter ซึ่งแตกต่างจากการพิมพ์ปกติที่เรามักจะใช้กระดาษขนาด A4 ซึ่งหลายๆ ท่านอาจจะสร้างสรรค์ผลงานโดยละเลยค่ากำหนดนี้ ส่งผลให้งานพิมพ์มีความผิดพลาดเมื่อสั่งพิมพ์ หรือใช้งาน 20160405 word2014-pagesetup from Boonlert Aroonpiboon
รวมบทความเกี่ยวกับ MS Word Default Font ของ Microsoft Word 2007 การฝังฟอนต์ในเอกสารของ MS Word 2007 การเตรียมเอกสาร MS Word เป็นรูปภาพเพื่อใช้ในการจัดพิมพ์/จัดทำโปสเตอร์ การใช้ปุ่ม Enter ใน Word คำสั่ง Paste ของ MS Word คีย์ลัดที่ใช้บ่อยๆ ของ MS Word การพิมพ์เว้นวรรค ควรเคาะหนึ่ง หรือสองเคาะ ถึงเวลาคิดใหม่...
เอกสารตั้งต้นในรูปแบบตาราง สามารถแปลงเป็นเอกสารข้อความได้ง่าย โดยเลือกตารางแล้วเลือกคำสั่ง Layout, Convert to Text โปรแกรมจะสอบถามว่าจะให้เอกสารข้อความแสดงในลักษณะใด เช่น แยกเซลล์ด้วยการขึ้นบรรทัดใหม่ (Paragraph marks) เมื่อคลิก OK โปรแกรมก็จะดำเนินการแปลงตารางเป็นเอกสารข้อความได้ดังนี้
บ่อยครั้งที่เราพบว่าตารางที่วาง (Paste) ใน MS Word มีความกว้างที่ไม่เหมาะสม เช่น กว้างเกินไป หรือสั้นเกินไปดังภาพตัวอย่าง ปัญหาข้างต้นแก้ไขได้โดยเลือกตารางแล้วคลิกเมนูคำสั่ง Layout เลือกคำสั่ง AutoFit จากนั้นเลือกคำสั่งย่อยที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น AutoFit Window โปรแกรมจะปรับความกว้างของตารางให้ดังนี้ คำสั่งอีกคำสั่งที่ควรศึกษาดูนะครับ
มีคำถามมาถามว่า “ได้ใส่ Properties ในเอกสาร Word แล้วจะใช้ประโยชน์ได้อย่างไรโดยเฉพาะเมื่อต้องการสืบค้น” ไม่ยากเลยครับ สำหรับระบบปฏิบัติการ MS Windows เพียงแต่เปิด My Computer จากนั้นเลือกไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่เก็บเอกสารที่ต้องการสืบค้น จากนั้นคลิกในช่องสืบค้นที่ปรากฏด้านขวาของจอภาพ แล้วป้อนคำค้น ทั้งนี้กรุณาที่ต้องการค้นจาก Document Properties ให้ระบุคำกำกับดังนี้ System.Keywords:”ระบุคำที่ต้องการ” เช่น System.Keywords:”library” เมื่อต้องการค้นจาก Keyword หรือ System.Author:”ระบุคำที่ต้องการ” เช่น System.Author:”boonlert” เพียงเท่านี้ก็สามารถใช้ประโยชน์จาก Document Properties ได้แล้วครับ ทั้งนี้รายละเอียดอื่นๆ ของการใช้ช่องสืบค้นของ MS Windows...
เอกสาร MS Word ที่ปรับแก้ไขผ่าน iPad เมื่อเปิดผ่าน PC/Notebook จะพบว่าค่ากำหนดเกี่ยวกับฟอนต์ถูกเปลี่ยนแปลง … ทั้งๆ ที่เริ่มต้นสร้างมีการกำหนด Default Font ไว้แล้ว ดังภาพจะพบว่า Default font ถูกแทนที่ด้วย Arial Unicode MS เมื่อเลือกข้อความเพื่อปรับแก้ไขฟอนต์ หรือแก้ไข Normal Style จะพบปัญหาดังภาพ คือ MS Word จะไม่แสดงฟอนต์ภาษาไทย ทั้ง Angsana UPC, Angsana...
ในยุคที่โปรแกรมงานพิมพ์มีหลากหลายโปรแกรม ไม่จำกัดแค่ MS Word เหมือนอย่างที่ผ่านมา … ไม่ว่าจะเป็น OpenOffice.org Writer, LibreOffice Writer, Google Doc, MS Word ฉบับออนไลน์ ไม่รวม Apps โปรแกรมงานพิมพ์ทั้งระบบ Androids และ iOS อันส่งผลให้เอกสารงานพิมพ์เกิดปัญหาต่างๆ มากขึ้น โดยเฉพาะการจัดรูปแบบ จึงมีความสำคัญมากที่ผู้สร้างเอกสารงานพิมพ์ควรตระหนักถึง “ปัญหาข้างต้น” และปรับเปลี่ยนวิธีการสร้างเอกสารงานพิมพ์แบบเดิมที่อยู่บนฐานเครื่องพิมพ์ดีด ให้เป็น “งานพิมพ์ที่พร้อมทำงานกับความหลากหลายของอุปกรณ์ โปรแกรม และระบบปฏิบัติการ” โดยเฉพาะการสร้างงานพิมพ์แบบสไตล์ (Style)...
ได้รับคำถามว่า “ต้องการนับจำนวนคำของคำที่สนใจ” ที่พิมพ์ในเอกสาร Word มีวิธีใดบ้างไหม … เอาแบบง่ายๆ เลยก็คือ การคัดลอกคำที่ต้องนับ แล้วเข้าสู่คำสั่ง Find & Replace วางคำที่คัดลอกในรายการ Find what: และรายการ Replace with: จากนั้นคลิกปุ่ม Replace All โปรแกรม MS Word จะค้นหาคำและนำคำเดิมไปแทน พร้อมแสดงจำนวนคำ เพียงเท่านี้ก็ทราบแล้วว่า คำที่สนใจ มีจำนวนกี่คำ
คำสั่งที่น่าสนใจมากๆ คำสั่งหนึ่งของ MS Word สำหรับผมก็คือ คำสั่ง Image Caption สำหรับการใส่คำอธิบายภาพประกอบเนื้อหา เพราะโปรแกรมสามารถนำคำอธิบายภาพนี้มาสร้างสารบัญภาพได้สะดวก อีกทั้งสามารถปรับแก้ไขลำดับที่ของภาพได้สะดวก รวดเร็ว การใช้งานคำสั่งก็ไม่ยากเลยครับ เพียงแต่นำเข้าภาพ หรือวางภาพตามปกติ ต่อด้วยคลิกขวาที่ภาพ จะปรากฏคำสั่งย่อย Insert Caption
บ่อยครั้งที่พบว่าเอกสารจาก MS Word มีการสร้างแผนผัง แผนภาพต่างๆ และเมื่อมีการนำเอกสารดังกล่าวไปใช้งาน แผนผัง แผนภาพที่สร้างด้วยเครื่องมือ Drawing มีการแสดงผลที่คลาดเคลื่อน ดังตัวอย่าง การสร้างแผนภาพ แผนผังในเอกสาร Word จึงควรปรับเปลี่ยนวิธีการสร้างกันใหม่ โดยเริ่มต้นจากการเตรียมกรอบพื้นที่เฉพาะสำหรับการสร้างแผนผัง แผนภาพ ที่เรียกว่า Drawing Canvas ด้วยคำสั่ง Insert, Shapes, New Drawing Canvas
เอกสารในฟอร์แมต Word ทั้งที่สร้างด้วย MS Word หรือ OpenOffice.org Writer / LibreOffice Writer รวมทั้ง Word Processor อื่นๆ เป็นเอกสารประเภทหนึ่งที่ถูกเผยแพร่ผ่านอินเทอร์เน็ตจำนวน และเป็นเอกสารที่มีปัญหาต่างๆ ตามมาหลากหลาย ตั้งแต่ไม่สามารถเปิดดูได้ (เพราะปัญหารุ่นของโปรแกรม หรือไม่มีโปรแกรมติดตั้ง) ปัญหาเอกสารแสดงผลเพี้ยนจากต้นฉบับ ปัญหาแบบอักษร ปัญหาแผนภาพแตกกระจาย การเผยแพร่เอกสาร Word ที่ถูกต้องผ่านเว็บไซต์ มีหลักปฏิบัติดังนี้ การสร้างเอกสาร การสร้างเอกสาร Word ควรเริ่มจากการกำหนด Default Font...
You must be logged in to post a comment.