ปรับเปลี่ยนวิธีการสร้างเอกสาร Word สำหรับเผยแพร่ผ่านอินเทอร์เน็ต

เอกสารในฟอร์แมต Word ทั้งที่สร้างด้วย MS Word หรือ OpenOffice.org Writer / LibreOffice Writer รวมทั้ง Word Processor อื่นๆ เป็นเอกสารประเภทหนึ่งที่ถูกเผยแพร่ผ่านอินเทอร์เน็ตจำนวน และเป็นเอกสารที่มีปัญหาต่างๆ ตามมาหลากหลาย ตั้งแต่ไม่สามารถเปิดดูได้ (เพราะปัญหารุ่นของโปรแกรม หรือไม่มีโปรแกรมติดตั้ง) ปัญหาเอกสารแสดงผลเพี้ยนจากต้นฉบับ ปัญหาแบบอักษร ปัญหาแผนภาพแตกกระจาย

การเผยแพร่เอกสาร Word ที่ถูกต้องผ่านเว็บไซต์ มีหลักปฏิบัติดังนี้

การสร้างเอกสาร

การสร้างเอกสาร Word ควรเริ่มจากการกำหนด Default Font ให้กับเอกสาร การกำหนดลักษณะกระดาษที่ถูกต้อง ในการพิมพ์ควรใช้ Style โดยเฉพาะ Heading 1, Heading 2, Heading 3 รวมทั้งการใส่ Caption ให้กับตารางและภาพประกอบ

ทั้งนี้ข้อความจาก Heading <n> และ Caption จะถูกนำไปใช้เป็นดัชนีคำค้นสำหรับ Search Engine และการส่งข้อมูลให้กับโปรแกรมอื่นๆ ต่อไป

รูปภาพประกอบ ควรวางในกรอบภาพ หรือเฟรม แทนการวาดบนพื้นที่เอกสารโดยตรง เลือกใช้ Connector แทนการวาดด้วยเส้นหรือลูกศรปกติ

ระบุ Metadata ของเอกสาร Word ให้สมบูรณ์ จากนั้นจึงบันทึกเอกสารแบบฝังฟอนต์

การแปลงเอกสารเป็น PDF

เมื่อสร้างเอกสาร Word แล้ว ถัดไปควรแปลงเอกสาร Word เป็นเอกสารฟอร์แมต PDF โดยกำหนดค่าแปลงให้เหมาะสม เช่น การแปลงในฟอร์แมต PDF/A และต้องฝังฟอนต์ไปกับเอกสาร PDF พร้อมทั้งระบุการสร้าง Bookmark จาก Heading Style ตรวจสอบ PDF Metadata ว่ามีการถ่ายโอนจากเอกสาร Word มาสมบูรณ์ครบถ้วนหรือไม่

การนำเสนอผ่าน Slideshare.net

เว็บไซต์ Slideshare.net นับเป็นเว็บไซต์ที่หน่วยงานควรใส่ใจและสมัครเป็นสมาชิกในภาพหน่วยงาน เว็บไซต์นี้จะแปลงเอกสารต่างๆ ที่นำเข้าให้อยู่ในรูปแบบเอกสารฉบับออนไลน์ที่พร้อมแสดงผลและเรียกดูเนื้อหาได้ทันที โดยไม่จำกัดด้วยโปรแกรม รุ่นของโปรแกรมและอุปกรณ์ เอกสารที่นำเข้าแต่ละชิ้น โปรแกรมจะกำหนด Embed Code เพื่อการนำไปใช้งานต่อ

การสร้างเอกสารเว็บพร้อม Embed Code จาก Slideshare.net

เอกสาร Word ที่สร้างตามขั้นตอนข้างต้น จะถูกแปลงเป็นเอกสารฟอร์แมต PDF และเอกสารจากระบบ Slideshare.net ควรนำมาเขียนเนื้อหาแนะนำในรูปแบบเอกสารเว็บ โดยพารากราฟแรก (ไม่เกิน 3 บรรทัด) ควรเป็นเนื้อหาข้อความสั้นๆ ที่กระชับ จากนั้นจึงค่อยใส่เนื้อหารายละเอียด และปิดท้ายด้วย Embed Code จาก Slideshare.net 

ทั้งนี้เอกสารเว็บควรกำหนดรายละเอียดตามแนวปฏิบัติเว็บที่ถูกต้องก่อนเผยแพร่

การเผยแพร่ผ่าน Social Media/Social Networking อื่นๆ

ขั้นตอนสุดท้ายของนำเสนอเนื้อหาดังกล่าวผ่าน Social Media หรือ Social Networking อื่นๆ เช่น Facebook, Twitter, WordPress โดยเขียนเฉพาะเนื้อหาแนะนำนั้นๆ พร้อมใส่ลิงก์เอกสารจริงของหน่วยงาน

เพียงเท่านี้ก็เพิ่มมูลค่าเว็บ และดัชนีค้นจาก Search Engine ได้มากโขแล้วครับ