Tagged: เอกสารงานพิมพ์

งานพิมพ์แบบสไตล์ (Style) กับความสำคัญในยุคหลากหลายอุปกรณ์

บอกเล่าเรื่องราว

งานพิมพ์แบบสไตล์ (Style) กับความสำคัญในยุคหลากหลายอุปกรณ์

ในยุคที่โปรแกรมงานพิมพ์มีหลากหลายโปรแกรม ไม่จำกัดแค่ MS Word เหมือนอย่างที่ผ่านมา … ไม่ว่าจะเป็น OpenOffice.org Writer, LibreOffice Writer, Google Doc, MS Word ฉบับออนไลน์ ไม่รวม Apps โปรแกรมงานพิมพ์ทั้งระบบ Androids และ iOS อันส่งผลให้เอกสารงานพิมพ์เกิดปัญหาต่างๆ มากขึ้น โดยเฉพาะการจัดรูปแบบ จึงมีความสำคัญมากที่ผู้สร้างเอกสารงานพิมพ์ควรตระหนักถึง “ปัญหาข้างต้น” และปรับเปลี่ยนวิธีการสร้างเอกสารงานพิมพ์แบบเดิมที่อยู่บนฐานเครื่องพิมพ์ดีด ให้เป็น “งานพิมพ์ที่พร้อมทำงานกับความหลากหลายของอุปกรณ์ โปรแกรม และระบบปฏิบัติการ” โดยเฉพาะการสร้างงานพิมพ์แบบสไตล์ (Style)...

การตั้งหน้ากระดาษแนวตั้งและแนวนอนในไฟล์ Writer เดียวกัน

บอกเล่าเรื่องราว

การตั้งหน้ากระดาษแนวตั้งและแนวนอนในไฟล์ Writer เดียวกัน

จากเนื้อหา การตั้งหน้ากระดาษแนวตั้งและแนวนอนในไฟล์ Word เดียวกัน มีคำถามว่าแล้ว Writer ละครับ ทำได้ไหม … ได้แน่นอนครับ โดยการพิมพ์ลักษณะนี้เรียกว่า งานพิมพ์แบบแบ่งส่วน หรือ Section เป็นการพิมพ์งานขั้นสูงอีกรูปแบบที่สามารถนำไปปรับประยุกต์ใช้งานได้หลากหลายลักษณะ เช่น การพิมพ์เอกสารที่มีความแตกต่างกันเรื่องลักษณะแนวกระดาษ หรือเอกสารที่มีตำแหน่งเลขหน้าอยู่คนละด้านกันในหน้าคู่ หน้าคี่ ตัวอย่างงานพิมพ์แบบแบ่งส่วน ที่เห็นได้ชัด และจะนำมาเป็นตัวอย่างในการทำงานก็คือ งานพิมพ์ที่มีการจัดแนวกระดาษแตกต่างกันไปในแต่ละหน้า เช่น หน้าที่ 1 – 3 เป็นแนวตั้ง หน้าที่ 4 – 5 เป็นแนวนอน...

กระดาษกับงานพิมพ์

Tips & Tricks

กระดาษกับงานพิมพ์

กระดาษเป็นส่วนสำคัญในการสร้างเอกสารงานพิมพ์ โดยการเลือกกระดาษ กำหนดค่าเกี่ยวกับกระดาษให้เหมาะสมตั้งแต่แรก จะทำให้ไม่ต้องมาเสียเวลากับการปรับแก้ไขรูปแบบหน้าเอกสาร ดังนั้นก่อนสร้างเอกสารงานพิมพ์ใดๆ ควรทราบก่อนว่าจะใช้กระดาษลักษณะใด เช่น กระดาษ A4 กระดาษ A5 เป็นงานพิมพ์ในแนวตั้ง (Portait) หรือแนวนอน (Landscape) และกำหนดขอบกระดาษ พร้อมค่าอื่นๆ ที่จำเป็นอย่างไร กระดาษที่ใช้ในงานสิ่งพิมพ์ที่รู้จักกัน ได้แก่ กระดาษขนาด A4 กระดาษ Legal หรือกระดาษมีความกว้างเท่ากับ A4 แต่ยาวกว่า (คุ้นเคยกันในชื่อกระดาษฟุลสแก็ป) กระดาษ Letter กระดาษที่ความกว้างมากกว่า A4 แต่สั้นกว่า นิยมใช้ในประเทศสหรัฐอเมริกา...

ตัดส่วนของภาพด้วยรูปทรงพิเศษ

Microsoft PowerPoint

ตัดส่วนของภาพด้วยรูปทรงพิเศษ

การนำภาพมาตกแต่งสไลด์หรือเอกสารงานพิมพ์ที่สร้างด้วย MS Office PowerPoint/Word ภาพดังกล่าวมักจะแสดงผลในลักษณะภาพกรอบสี่เหลี่ยม ซึ่งบางครั้งก็ไม่น่าสนใจ การตัดภาพให้มีลักษณะต่างๆ เช่น ภาพรูปทรงหัวใจ ภาพแบบกรอบคำพูด จะช่วยสร้างความโดดเด่นและน่าสนใจได้มากขึ้น ใน MS Office PowerPoint/Word 2007 ได้เตรียมคำสั่งตัดภาพให้มีรูปทรงต่างๆ ไว้พร้อมโดยเริ่มจากการนำภาพมาวางในสไลด์หรือเอกสารงานพิมพ์ จากนั้นคลิกเลือกภาพดังกล่าว

มาสร้างเอกสารงานพิมพ์ด้วย Style กันนะครับ

บอกเล่าเรื่องราว

มาสร้างเอกสารงานพิมพ์ด้วย Style กันนะครับ

ในยุคที่ซอฟต์แวร์งานพิมพ์มีให้เลือกหลายอย่าง ทั้ง MS Word, LibreOffice Writer, OpenOffice.org Writer ซึ่งมีทั้งรุ่นบนระบบปฏิบัติการ MS Windows, Mac OS และ Linux รวมทั้งบริการออนไลน์อย่าง Google Docs  ปัญหาหนึ่งที่ผู้สร้างสรรค์เอกสารต้องพบเจอก็คือ เอกสารสูญเสียฟอร์แมตเนื่องจากการเปิดทำงานข้ามระบบ ทำให้ต้องเสียเวลามานั่งจัดเอกสารใหม่ การแก้ไขที่ดีที่สุด ได้ผลที่สุด รวดเร็วที่สุดคือ การปรับเปลี่ยนวิธีการพิมพ์ การสร้างเอกสาร โดยหันมาใช้ความสามารถ Style และปรับแก้ไขผ่าน Style โดยขอยกตัวอย่าง Microsoft Office Word...

โปรแกรมประมวลผลคำ

บอกเล่าเรื่องราว

โปรแกรมประมวลผลคำ

โปรแกรมประมวลผลคำ (Word processing software / Word processor) เป็นหนึ่งในหลายโปรแกรมประยุกต์ที่มีผู้รู้จักและใช้งานจำนวนมาก คอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่องต่างต้องติดตั้งโปรแกรมนี้ และเป็นโปรแกรมแรกๆ ที่ถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือประกอบฝึกฝนทักษะการใช้งานคอมพิวเตอร์เช่นกัน โดยสามารถนำมาใช้พิมพ์จดหมาย รายงาน เอกสารการทำงาน ออกแบบแผ่นพับ โปสเตอร์ ตลอดทั้งความสามารถจัดทำเอกสารเว็บเพื่อเผยแพร่ผ่านทางอินเทอร์เน็ต โปรแกรมประมวลผลคำที่เป็นที่รู้จักและใช้งานกันมาก คงไม่พ้นโปรแกรมประมวลผลคำจากบริษัทไมโครซอฟต์อย่าง ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) บริษัทไมโครซอฟต์ได้พัฒนาไมโครซอฟต์เวิร์ดออกมาอย่างต่อเนื่อง บริษัทไมโครซอฟต์ที่พัฒนาไมโครซอฟต์เวิร์ด 2007 ได้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับไมโครซอฟต์เวิร์ดว่าเป็นการออกแบบเพื่อให้ทุกคนสามารถสร้างสรรค์เอกสารงานพิมพ์ทุกรูปแบบด้วยเครื่องมือการจัดรูปแบบเอกสารที่ดีที่สุด ช่วยให้สามารถจัดระเบียบและเขียนเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตลอดจนสามารถเข้าถึงได้โดยง่ายเพื่อให้สามารถบันทึกแนวคิดดีๆ ได้ทุกที่ ทุกเวลา นอกจากไมโครซอฟต์เวิร์ด 2007 แล้วโปรแกรมประมวลผลคำที่กำลังได้รับความสนใจมากขึ้น โดยเฉพาะกับกลุ่มผู้ใช้งานบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ก็คือ...

การฝังฟอนต์กับเอกสาร PDF ด้วย Acrobat Professional

บอกเล่าเรื่องราว

การฝังฟอนต์กับเอกสาร PDF ด้วย Acrobat Professional

เอกสารงานพิมพ์ สื่อนำเสนอที่ใช้ฟอนต์ลักษณะพิเศษ หรือฟอนต์ที่ต้องติดตั้งเพิ่มจากค่าปกติของระบบปฏิบัติการ เช่นฟอนต์ไทยสารบรรณ ก่อนส่งเป็น PDF ไปใช้งาน หรือจัดเก็บไว้ถาวร ควรฝังฟอนต์ไปกับเอกสาร ซึ่งจะสร้างความมั่นใจได้ว่าผู้ใช้เปิดเอกสารดังกล่าว จะสามารถแสดงผลได้ตรงกับที่สร้างสรรค์ไว้ รวมทั้งประกันการเปิดใช้งานในอนาคต โดยการฝังฟอนต์ หรือ embed font สำหรับโปรแกรม Acrobat Profession ทำได้โดยส่งออกด้วยคำสั่ง File, Print, Adobe PDF คลิกเลือกปุ่ม Properties จากนั้นเลือกรูปแบบการส่งออกจากรายการ Default Settings คลิกปุ่ม Edit แล้วเลือกฟอนต์ที่ต้องการฝังจากแท็บ Font

การบริหารจัดการเอกสาร PDF

บอกเล่าเรื่องราว

การบริหารจัดการเอกสาร PDF

เอกสาร PDF (Portable Document Format) เป็นฟอร์แมตเอกสารดิจิทัลรูปแบบหนึ่งที่พัฒนาเพื่อเน้นการคงสภาพของเอกสารให้สามารถเรียกชมได้สะดวก โดยไม่มีปัญหาการจัดหน้ากระดาษ การจัดพารากราฟ จึงถูกนำไปประยุกต์ใช้ในหลากหลาย ทั้งการส่งเอกสารเพื่อแลกเปลี่ยน การเก็บเป็นคลังเอกสาร การใช้นำเสนอผ่านสื่อ e-Learning นอกจากความสามารถการคงความเป็นเอกสารต้นฉบับได้อย่างสมบูรณ์แล้ว เอกสาร PDF ยังสามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้หลายระดับ ตั้งแต่การเปิดเรียกดู การคัดลอก จนถึงการสั่งพิมพ์ หน่วยงานต่างๆ จึงให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร PDF เป็นอย่างมาก โดยมีวิธีดำเนินการหลัก 2 วิธีได้แก่ การสแกนเอกสารต้นฉบับ ซึ่งมักจะเป็นตัวเล่ม หรือกระดาษ ให้เป็นเอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF การแปลง (Convert)...

ข้อกำหนดการสร้างเอกสารงานพิมพ์ที่มีคุณภาพ

บอกเล่าเรื่องราว

ข้อกำหนดการสร้างเอกสารงานพิมพ์ที่มีคุณภาพ

เอกสารงานพิมพ์ที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ เช่น Microsoft Word, OpenOffice.org Writer รวมถึงซอฟต์แวร์จัดการงานพิมพ์ (DTP: Desktop Publishing) นับเป็นสื่อดิจิทัลแต่กำเนิด (Born Digital Media) ซึ่งมีคุณภาพในตัวสูงมาก หากมีการสร้าง จัดเก็บ บริหารจัดการที่มีคุณภาพตั้งแต่ขั้นตอนแรก ย่อมทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูล การเชื่อมโยงข้อมูล และการใช้งานต่อในรูปแบบต่างๆ เช่น การแปลงเป็นเอกสาร PDF การนำเข้าระบบห้องสมุดดิจิทัลย่อมทำให้ลดขั้นตอนต่างๆ ได้ ในการสร้างเอกสารงานพิมพ์ให้มีคุณภาพควรพิจารณาข้อกำหนดการสร้างเอกสารงานพิมพ์ที่มีคุณภาพ ดังนี้

การตั้งหน่วยไม้บรรทัดของ OpenOffice.org Writer/LibreOffice Writer

บอกเล่าเรื่องราว

การตั้งหน่วยไม้บรรทัดของ OpenOffice.org Writer/LibreOffice Writer

การสร้างเอกสารงานพิมพ์ย่อมหนีไม่พ้นการกำหนดระยะขอบ เช่น ระยะขอบบน ระยะขอบล่าง ระยะขอบซ้าย และระยะขอบขวา ซึ่งหลักการกำหนดระยะขอบอาจจะแตกต่างกันไปตามแต่ละหน่วยงาน หรือข้อกำหนด สำหรับหนังสือราชการไทยตามประกาศการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ กำหนดให้ใช้หน่วยวัดเป็นเซนติเมตร คือ ระยะขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ระยะขอบขวา 2 เซนติเมตร ระยะขอบบน 1.5 เซนติเมตร ระยะขอบล่าง ไม่ได้กำหนดไว้ในเอกสาร แต่ขอใช้ระยะเดียวกับขอบบนเป็นฐานไว้ก่อนนะครับ 1.5 เซนติเมตร ซึ่งการกำหนดหน่วยในไม้บรรทัดและการตั้งค่าต่างๆ ของ OpenOffice.org Writer หรือ LibreOfficer Writer ให้เป็นเซนติเมตร ทำได้ดังนี้...

ให้ความสำคัญกับแบบตัวอักษร (Font) กันอีกรอบ

บอกเล่าเรื่องราว

ให้ความสำคัญกับแบบตัวอักษร (Font) กันอีกรอบ

ยังพบเห็นอยู่เสมอว่าเอกสารงานพิมพ์และสื่อต่างๆ ที่จัดทำด้วย Word, PowerPoint รวมถึงโปรแกรมที่ทำงานลักษณะเดียวกันอย่าง Writer, Impress มีการแสดงผลแบบอักษร หรือฟอนต์ที่ไม่สม่ำเสมอ  คือ เนื้อหาที่เป็นภาษาไทยมีการใช้ฟอนต์แตกต่างจากเนื้อหาภาษาอังกฤษ ดังภาพ เนื่องเพราะโปรแกรมต่างๆ กำหนดฟอนต์ควบคุมภาษาแยกออกจากกันระหว่างภาษาอังกฤษ และภาษาไทย โดยภาษาไทยจะควบคุมด้วยรายการคำสั่ง CTL Fonts (Complex Text Layout Fonts) และภาษาอังกฤษ จะควบคุมด้วยรายการคำสั่ง Western Text Fonts เพื่อให้เอกสารมีความสวยงาม ถูกต้อง น่าอ่าน และแสดงความเป็นมาตรฐานขององค์กร ดังนั้นการกำหนดฟอนต์ ควรกำหนดทั้งสองรายการให้ตรงกัน เพื่อให้ผลลัพธ์จากงานพิมพ์ออกมาถูกต้องและสวยงาม...

ePub ง่ายๆ ด้วย OpenOffice.org Writer/LibreOffice Writer และ Calibre

บอกเล่าเรื่องราว

ePub ง่ายๆ ด้วย OpenOffice.org Writer/LibreOffice Writer และ Calibre

2 เครื่องมือในกลุ่ม Open Source ที่ช่วยให้สามารถสร้างเอกสาร ePub เพื่อชุมชน iPad / Tablet ที่น่าสนก็คือโปรแกรมสร้างเอกสารงานพิมพ์อย่าง OpenOffice.org Writer หรือ LibreOffice Writer ซึ่งจะได้เอกสารฟอร์แมต .odt จากน้้นจึงใช้ Calibre eBook Management มาช่วยแปลงเอกสาร .odt เป็น .epub เริ่มต้นด้วยการสร้างเอกสารด้วย Writer โดยจะต้องใช้ความสามารถ Style อย่าง Heading 1, Heading...

มาตรฐานงานพิมพ์ด้วย Microsoft Word

Microsoft Word

มาตรฐานงานพิมพ์ด้วย Microsoft Word

การสร้างมาตรฐานในงานพิมพ์ หรือการจัดระบบ ระเบียบหลักเกณฑ์ร่วมกันในการจัดทำเอกสารงานพิมพ์ จะช่วยให้เกิดแนวทางการสร้างเอกสารงานพิมพ์เดียวกัน เพื่อ ช่วยทำให้การจัดทำเอกสารงานพิมพ์มีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจน เอกสารมีรูปแบบเดียวกัน ไม่หลากหลายตามสไตล์การสร้างของผู้จัดทำ ง่ายต่อการนำไปใช้ การปรับแก้ไข หรือการรวมเอกสาร สะดวกในการสืบค้น การอ้างอิง ลดเวลาในการแก้ไขเอกสาร สร้างความประทับใจให้กับผู้อ่านเอกสาร หรือลูกค้าขององค์กร อย่างไรก็ตามมาตรฐานเกี่ยวกับงานพิมพ์ หรือมาตรฐานใดๆ ไม่ใช่สิ่งที่ทำครั้งเดียวแล้วสามารถนำไปใช้ได้ตลอด เช่น ก่อนหน้านี้หน่วยงานหลายหน่วยงานกำหนดไว้ว่าการพิมพ์เอกสาร จะต้องใช้ฟอนต์ AngsanaUPC แต่ปัจจุบันฟอนต์ที่เหมาะสมกว่าคือ Angsana NEW ดังนั้นก็ควรปรับ แก้ไขข้อกำหนดในมาตรฐานในเหมาะสม โดยควรมีการติดตามผลการใช้มาตรฐาน จุดด้อย หรือปัญหาที่เกิดขึ้นจากมาตรฐาน อันอาจจะเกิดจากตัวมาตรฐานเอง หรือการปรับเปลี่ยนของเทคโนโลยี แล้วปรับแก้ไขมาตรฐานให้เหมาะสมกับสภาพปัจจุบันให้มากที่สุด...