มาสร้างเอกสารงานพิมพ์ด้วย Style กันนะครับ

ในยุคที่ซอฟต์แวร์งานพิมพ์มีให้เลือกหลายอย่าง ทั้ง MS Word, LibreOffice Writer, OpenOffice.org Writer ซึ่งมีทั้งรุ่นบนระบบปฏิบัติการ MS Windows, Mac OS และ Linux รวมทั้งบริการออนไลน์อย่าง Google Docs  ปัญหาหนึ่งที่ผู้สร้างสรรค์เอกสารต้องพบเจอก็คือ เอกสารสูญเสียฟอร์แมตเนื่องจากการเปิดทำงานข้ามระบบ ทำให้ต้องเสียเวลามานั่งจัดเอกสารใหม่

การแก้ไขที่ดีที่สุด ได้ผลที่สุด รวดเร็วที่สุดคือ การปรับเปลี่ยนวิธีการพิมพ์ การสร้างเอกสาร โดยหันมาใช้ความสามารถ Style และปรับแก้ไขผ่าน Style โดยขอยกตัวอย่าง Microsoft Office Word 2007

เลือกคำสั่ง Ribbon Home จะปรากฏ Styles ให้เลือกต่างๆ

ให้เลือกสไตล์สำคัญที่ควรปรับได้แก่ Heading 1, Heading 2, Heading 3 และ Normal โดยการคลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่สไตล์แล้วเลือกคำสั่ง Modify…

เมื่อคลิกรายการ Modify ที่สไตล์ที่เลือกจะปรากฏจอภาพกำหนดค่าต่างๆ ของสไตล์ ดังนี้

คลิกปุ่ม Format แล้วกำหนดค่าแบบอักษร การจัดพารากราฟและอื่นๆ ตามต้องการ จากนั้นก็พร้อมสำหรับพิมพ์งานแล้ว  โดยคลิกเลือกสไตล์ที่ต้องการก่อนพิมพ์ข้อความ หรือจะใช้การคลิก ณ ข้อความเดิมแล้วเลือกสไตล์ที่ต้องการ

ดังนั้นเอกสารงานพิมพ์จะต้องสร้างด้วยการพิมพ์ในรูปแบบสไตล์ (Style) โดยกำหนด Heading1, Heading2, Heading3, Normal และ/หรือ Body ให้เหมาะสมกับเอกสารแต่ละประเภท

เอกสารที่สร้างด้วยสไตล์สามารถนำเนื้อหาดังกล่าวมาสร้างเป็นสารบัญเนื้อหาได้ง่าย โดยคลิกเมาส์ ณ ตำแหน่งที่ต้องการสร้างสไตล์ แล้วเลือกคำสั่ง References, Table of Contents จากนั้นเลือกรูปแบบของ Table of Contents ที่ต้องการ

จุดเด่นของสไตล์อีกประการก็คือ เมื่อมีการส่งออกเอกสาร PDF ตามข้อกำหนดที่ถูกต้อง โปรแกรมจะแปลงข้อความจากสไตล์เป็น Bookmark ของ PDF ให้อัตโนมัติ

สำหรับท่านที่สนใจคู่มือต่างประเทศผมแนะนำเล่มนี้ครับ http://www.docs.is.ed.ac.uk/skills/documents/3551/3551.pdf