ก่อนพิมพ์งานหรือสร้างสรรค์เอกสาร ควรตรวจสอบขนาดกระดาษ (Paper size) ก่อนทุกครั้ง เพราะโดยปกติโปรแกรม MS Word จะตั้งค่า Default ของกระดาษเป็นแบบ Letter ซึ่งแตกต่างจากการพิมพ์ปกติที่เรามักจะใช้กระดาษขนาด A4 ซึ่งหลายๆ ท่านอาจจะสร้างสรรค์ผลงานโดยละเลยค่ากำหนดนี้ ส่งผลให้งานพิมพ์มีความผิดพลาดเมื่อสั่งพิมพ์ หรือใช้งาน 20160405 word2014-pagesetup from Boonlert Aroonpiboon
อีกหนึ่งประเด็นที่พบว่าแนวปฏิบัติระหว่าง “เอกสารสิ่งพิมพ์” กับ “เอกสารดิจิทัล” ไม่ไปด้วยกัน นั่นคือ “เอกสารลับ” โดยประเด็นที่พบก็คือ ในการพิมพ์เอกสารลับดังกล่าว จะเริ่มต้นจากโปรแกรม Word ซึ่งก็คือ แฟ้มงานพิมพ์จาก Word และจบด้วยการสั่งพิมพ์ในกระดาษพร้อมประทับตรา “ลับ” .. “ลับมาก” และใส่ซองปิดผนึกอย่างดี ปัญหาอยู่ตรงไหน … ก็แฟ้มงานพิมพ์จาก Word ไงครับ ซึ่งเป็นต้นแหล่งเอกสารลับ … ได้ทำกระบวนใดให้แสดงว่าลับบ้างไหม … เช่น การใส่รหัสผ่านสำหรับการเปิดใช้งาน การเข้ารหัสแฟ้มเอกสาร … ฝากหน่วยงานต่างๆ ด้วยนะครับ...
ณ วันนี้ที่การทำรายการบรรณานุกรมของเอกสารวิชาการ เอกสารวิจัยต่างก็จัดพิมพ์ด้วยโปรแกรมงานพิมพ์คอมพิวเตอร์ รวมทั้งหลายๆ ท่านได้ใช้ความสามารถของเครื่องมือจัดการบรรณานุกรม – Reference Manager Software กลับพบว่าหลายหน่วยงาน หลายสถาบันยังคงกำหนดแนวปฏิบัติการเขียนบรรณานุกรมบนฐานเครื่องพิมพ์ดีดอยู่คงเดิม โดยไม่ได้ปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับแนวทางการสร้างสรรค์ผลงานที่เปลี่ยนไป ดังเช่น จากภาพจะพบว่า แบบแผนและหลักเกณฑ์ ยังกำหนดให้เคาะ ไม่ว่าจะเป็นการเคาะหลังจุด หรือการเคาะย่อหน้าในบรรทัดที่ 2 (จากภาพคือ 8 เคาะ)
ในยุคที่โปรแกรมงานพิมพ์มีหลากหลายโปรแกรม ไม่จำกัดแค่ MS Word เหมือนอย่างที่ผ่านมา … ไม่ว่าจะเป็น OpenOffice.org Writer, LibreOffice Writer, Google Doc, MS Word ฉบับออนไลน์ ไม่รวม Apps โปรแกรมงานพิมพ์ทั้งระบบ Androids และ iOS อันส่งผลให้เอกสารงานพิมพ์เกิดปัญหาต่างๆ มากขึ้น โดยเฉพาะการจัดรูปแบบ จึงมีความสำคัญมากที่ผู้สร้างเอกสารงานพิมพ์ควรตระหนักถึง “ปัญหาข้างต้น” และปรับเปลี่ยนวิธีการสร้างเอกสารงานพิมพ์แบบเดิมที่อยู่บนฐานเครื่องพิมพ์ดีด ให้เป็น “งานพิมพ์ที่พร้อมทำงานกับความหลากหลายของอุปกรณ์ โปรแกรม และระบบปฏิบัติการ” โดยเฉพาะการสร้างงานพิมพ์แบบสไตล์ (Style)...
จากเนื้อหา การตั้งหน้ากระดาษแนวตั้งและแนวนอนในไฟล์ Word เดียวกัน มีคำถามว่าแล้ว Writer ละครับ ทำได้ไหม … ได้แน่นอนครับ โดยการพิมพ์ลักษณะนี้เรียกว่า งานพิมพ์แบบแบ่งส่วน หรือ Section เป็นการพิมพ์งานขั้นสูงอีกรูปแบบที่สามารถนำไปปรับประยุกต์ใช้งานได้หลากหลายลักษณะ เช่น การพิมพ์เอกสารที่มีความแตกต่างกันเรื่องลักษณะแนวกระดาษ หรือเอกสารที่มีตำแหน่งเลขหน้าอยู่คนละด้านกันในหน้าคู่ หน้าคี่ ตัวอย่างงานพิมพ์แบบแบ่งส่วน ที่เห็นได้ชัด และจะนำมาเป็นตัวอย่างในการทำงานก็คือ งานพิมพ์ที่มีการจัดแนวกระดาษแตกต่างกันไปในแต่ละหน้า เช่น หน้าที่ 1 – 3 เป็นแนวตั้ง หน้าที่ 4 – 5 เป็นแนวนอน...
กระดาษเป็นส่วนสำคัญในการสร้างเอกสารงานพิมพ์ โดยการเลือกกระดาษ กำหนดค่าเกี่ยวกับกระดาษให้เหมาะสมตั้งแต่แรก จะทำให้ไม่ต้องมาเสียเวลากับการปรับแก้ไขรูปแบบหน้าเอกสาร ดังนั้นก่อนสร้างเอกสารงานพิมพ์ใดๆ ควรทราบก่อนว่าจะใช้กระดาษลักษณะใด เช่น กระดาษ A4 กระดาษ A5 เป็นงานพิมพ์ในแนวตั้ง (Portait) หรือแนวนอน (Landscape) และกำหนดขอบกระดาษ พร้อมค่าอื่นๆ ที่จำเป็นอย่างไร กระดาษที่ใช้ในงานสิ่งพิมพ์ที่รู้จักกัน ได้แก่ กระดาษขนาด A4 กระดาษ Legal หรือกระดาษมีความกว้างเท่ากับ A4 แต่ยาวกว่า (คุ้นเคยกันในชื่อกระดาษฟุลสแก็ป) กระดาษ Letter กระดาษที่ความกว้างมากกว่า A4 แต่สั้นกว่า นิยมใช้ในประเทศสหรัฐอเมริกา...
สืบเนื่องจากการได้เข้าร่วมปรับปรุงคู่มือการพิมพ์วิทยานิพนธ์หลายสถาบัน จึงมีประเด็นที่อยากนำเสนอเพื่อเป็นกรณีศึกษา ดังนี้ การพิมพ์วิทยานิพนธ์ต้องบังคับใช้ฟอนต์ไทยสารบรรณหรือไม่ จากประกาศของสำนักนายกรัฐมนตรี ได้กำหนดให้หน่วยงานภาครัฐใช้ฟอนต์ไทยสารบรรณในเอกสารราชการ ดังนั้นการพิจารณาว่าวิทยานิพนธ์จะต้องใช้ฟอนต์ดังกล่าวหรือไม่ ก็คงต้องกลับไปพิจารณาว่า “วิทยานิพนธ์” จัดเป็นรูปแบบหนึ่งของหนังสือราชการของสถาบันหรือไม่ จำเป็นต้องแยกฟอนต์สำหรับวิทยานิพนธ์ไทย และวิทยานิพนธ์ภาษาอังกฤษ หรือไม่ พิจารณาจากประเด็นที่ว่า “วิทยานิพนธ์” จัดเป็นรูปแบบหนึ่งของหนังสือราชการหรือไม่ หากใช่ก็คงต้องใช้ฟอนต์ไทยสารบรรณกับวิทยานิพนธ์ภาษาอังกฤษด้วย และความเข้าใจผิดที่มักจะพบได้มากเกี่ยวกับฟอนต์ก็คือ วิทยานิพนธ์ภาษาไทยให้ใช้ฟอนต์ไทยสารบรรณ วิทยานิพนธ์ภาษาอังกฤษให้ใช้ฟอนต์ Time News Roman หมายถึงให้ใช้ฟอนต์ดังกล่าวทั้งตัวเล่ม ไม่ใช่เฉพาะหน้า หรือเฉพาะพารากราฟ พบว่ามีความเข้าใจว่าหน้าปก และหน้าอื่นๆ กรณีวิทยานิพนธ์ไทยใช้ฟอนต์ไทยสารบรรณ ในขณะนี้ที่หน้า Abstract ในวิทยานิพนธ์ไทยไปใช้ฟอนต์ Time News Roman...
การนำภาพมาตกแต่งสไลด์หรือเอกสารงานพิมพ์ที่สร้างด้วย MS Office PowerPoint/Word ภาพดังกล่าวมักจะแสดงผลในลักษณะภาพกรอบสี่เหลี่ยม ซึ่งบางครั้งก็ไม่น่าสนใจ การตัดภาพให้มีลักษณะต่างๆ เช่น ภาพรูปทรงหัวใจ ภาพแบบกรอบคำพูด จะช่วยสร้างความโดดเด่นและน่าสนใจได้มากขึ้น ใน MS Office PowerPoint/Word 2007 ได้เตรียมคำสั่งตัดภาพให้มีรูปทรงต่างๆ ไว้พร้อมโดยเริ่มจากการนำภาพมาวางในสไลด์หรือเอกสารงานพิมพ์ จากนั้นคลิกเลือกภาพดังกล่าว
ในยุคที่ซอฟต์แวร์งานพิมพ์มีให้เลือกหลายอย่าง ทั้ง MS Word, LibreOffice Writer, OpenOffice.org Writer ซึ่งมีทั้งรุ่นบนระบบปฏิบัติการ MS Windows, Mac OS และ Linux รวมทั้งบริการออนไลน์อย่าง Google Docs ปัญหาหนึ่งที่ผู้สร้างสรรค์เอกสารต้องพบเจอก็คือ เอกสารสูญเสียฟอร์แมตเนื่องจากการเปิดทำงานข้ามระบบ ทำให้ต้องเสียเวลามานั่งจัดเอกสารใหม่ การแก้ไขที่ดีที่สุด ได้ผลที่สุด รวดเร็วที่สุดคือ การปรับเปลี่ยนวิธีการพิมพ์ การสร้างเอกสาร โดยหันมาใช้ความสามารถ Style และปรับแก้ไขผ่าน Style โดยขอยกตัวอย่าง Microsoft Office Word...
โปรแกรมประมวลผลคำ (Word processing software / Word processor) เป็นหนึ่งในหลายโปรแกรมประยุกต์ที่มีผู้รู้จักและใช้งานจำนวนมาก คอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่องต่างต้องติดตั้งโปรแกรมนี้ และเป็นโปรแกรมแรกๆ ที่ถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือประกอบฝึกฝนทักษะการใช้งานคอมพิวเตอร์เช่นกัน โดยสามารถนำมาใช้พิมพ์จดหมาย รายงาน เอกสารการทำงาน ออกแบบแผ่นพับ โปสเตอร์ ตลอดทั้งความสามารถจัดทำเอกสารเว็บเพื่อเผยแพร่ผ่านทางอินเทอร์เน็ต โปรแกรมประมวลผลคำที่เป็นที่รู้จักและใช้งานกันมาก คงไม่พ้นโปรแกรมประมวลผลคำจากบริษัทไมโครซอฟต์อย่าง ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) บริษัทไมโครซอฟต์ได้พัฒนาไมโครซอฟต์เวิร์ดออกมาอย่างต่อเนื่อง บริษัทไมโครซอฟต์ที่พัฒนาไมโครซอฟต์เวิร์ด 2007 ได้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับไมโครซอฟต์เวิร์ดว่าเป็นการออกแบบเพื่อให้ทุกคนสามารถสร้างสรรค์เอกสารงานพิมพ์ทุกรูปแบบด้วยเครื่องมือการจัดรูปแบบเอกสารที่ดีที่สุด ช่วยให้สามารถจัดระเบียบและเขียนเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตลอดจนสามารถเข้าถึงได้โดยง่ายเพื่อให้สามารถบันทึกแนวคิดดีๆ ได้ทุกที่ ทุกเวลา นอกจากไมโครซอฟต์เวิร์ด 2007 แล้วโปรแกรมประมวลผลคำที่กำลังได้รับความสนใจมากขึ้น โดยเฉพาะกับกลุ่มผู้ใช้งานบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ก็คือ...
เอกสาร PDF (Portable Document Format) เป็นฟอร์แมตเอกสารดิจิทัลรูปแบบหนึ่งที่พัฒนาเพื่อเน้นการคงสภาพของเอกสารให้สามารถเรียกชมได้สะดวก โดยไม่มีปัญหาการจัดหน้ากระดาษ การจัดพารากราฟ จึงถูกนำไปประยุกต์ใช้ในหลากหลาย ทั้งการส่งเอกสารเพื่อแลกเปลี่ยน การเก็บเป็นคลังเอกสาร การใช้นำเสนอผ่านสื่อ e-Learning นอกจากความสามารถการคงความเป็นเอกสารต้นฉบับได้อย่างสมบูรณ์แล้ว เอกสาร PDF ยังสามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้หลายระดับ ตั้งแต่การเปิดเรียกดู การคัดลอก จนถึงการสั่งพิมพ์ หน่วยงานต่างๆ จึงให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร PDF เป็นอย่างมาก โดยมีวิธีดำเนินการหลัก 2 วิธีได้แก่ การสแกนเอกสารต้นฉบับ ซึ่งมักจะเป็นตัวเล่ม หรือกระดาษ ให้เป็นเอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF การแปลง (Convert)...
โดยส่วนตัวจะไม่สามารถยอมรับงานพิมพ์ที่มีการใช้ฟอนต์ที่แตกต่างกันในเอกสารได้ ดังภาพ ดังนั้นก่อนใช้งานโปรแกรมงานพิมพ์ ควรกำหนด Default Font เพื่อให้เอกสารทั้งชุดมีฟอนต์เดียวกัน โดยการกำหนด Default Font ของ LibreOffice Writer ทำได้ดังนี้
ยังพบเห็นอยู่เสมอว่าเอกสารงานพิมพ์และสื่อต่างๆ ที่จัดทำด้วย Word, PowerPoint รวมถึงโปรแกรมที่ทำงานลักษณะเดียวกันอย่าง Writer, Impress มีการแสดงผลแบบอักษร หรือฟอนต์ที่ไม่สม่ำเสมอ คือ เนื้อหาที่เป็นภาษาไทยมีการใช้ฟอนต์แตกต่างจากเนื้อหาภาษาอังกฤษ ดังภาพ เนื่องเพราะโปรแกรมต่างๆ กำหนดฟอนต์ควบคุมภาษาแยกออกจากกันระหว่างภาษาอังกฤษ และภาษาไทย โดยภาษาไทยจะควบคุมด้วยรายการคำสั่ง CTL Fonts (Complex Text Layout Fonts) และภาษาอังกฤษ จะควบคุมด้วยรายการคำสั่ง Western Text Fonts เพื่อให้เอกสารมีความสวยงาม ถูกต้อง น่าอ่าน และแสดงความเป็นมาตรฐานขององค์กร ดังนั้นการกำหนดฟอนต์ ควรกำหนดทั้งสองรายการให้ตรงกัน เพื่อให้ผลลัพธ์จากงานพิมพ์ออกมาถูกต้องและสวยงาม...
ในการสร้างแม่แบบเอกสาร การออกแบบโปสการ์ด โปสเตอร์ แผ่นพับ หรืองานกราฟิกต่างๆ รวมถึงการออกแบบเว็บไซต์ในระยะแรกของการออกแบบ มักจะเน้นที่การนำเสนอโครงร่าง สีสันของผลงาน มากกว่าเนื้อหา ดังนั้นการนำเนื้อหามาประกอบการออกแบบ จึงต้องนำเนื้อหาที่มีไม่มีความโดดเด่น อันจะทำให้ผู้อ่านเบนความสนใจไปอ่านเนื้อหา แทนการใส่ใจกับการออกแบบโครงร่าง อย่างไรก็ดีเนื้อหาที่นำมาใช้ ก็ยังคงต้องมีประโยชน์ต่อการนำเสนอ เช่น เห็นภาพการตัดคำ ระยะห่างต่างๆ เพื่อให้การออกแบบเป็นไปได้อย่างเหมาะสม กลุ่มนักออกแบบทั้งหลายจึงกำหนดให้มี “ข้อความโครงร่าง” หรือที่เรียกว่า Dummy Text หรือ Placeholder Text และเมื่องานออกแบบนั้นผ่านกระบวนการตรวจสอบโครงร่างการออกแบบแล้ว จึงจะนำเนื้อหาจริงมาแทนที่ ข้อความที่ถูกนำมาใช้ประกอบการออกแบบข้างต้น เรียกว่า Dummy Text หรือ...
ในการออกแบบสิ่งพิมพ์ (DTP – Desktop Publishing) มักจะหนีไม่พ้นกับการใช้งานโปรแกรม Adobe InDesign สำหรับผู้สนใจซอฟต์แวร์ในกลุ่มโอเพนซอร์ส (Open Source Software) โปรแกรม Scribus นับเป็นทางเลือกที่น่าศึกษาและนำมาประยุกต์ใช้งาน ทำงานได้ทั้ง Linux และ Windows มีระบบติดตั้งและการใช้งานเป็นภาษาไทยด้วย มีจอภาพการทำงานที่ง่าย รองรับภาษาไทย ท่านที่สนใจศึกษาสามารถดาวน์โหลดติดตั้งโปรแกรม แ้้้ล้วเริ่มจากการศึกษาการจัดทำนามบัตรก่อนก็ได้ครับ จะได้เป็นการฝึกใช้งานพร้อมปฏิบัติไปในตัว และพัฒนาเป็นการสร้างสรรค์งานพิมพ์อื่นๆ ต่อไป
ฟอนต์หรือแบบอักษร (Font) เป็นปัญหาหนึ่งที่ผู้ใช้งานโปรแกรมงานพิมพ์ (Word Processor) รวมถึงสื่อนำเสนอ (Presentation) และโปรแกรมอื่นๆ ประสบ เช่น กำหนดฟอนต์แบบหนึ่ง แต่เมื่อนำแฟ้มดิจิทัลดังกล่าวไปใช้งาน ฟอนต์ดังกล่าวไม่มีในคอมพิวเตอร์ ทำให้เอกสารแสดงผลไม่ตรงกับต้นฉบับ หรือข้อความแสดงเป็นอักษรขยะ อ่านไม่รู้เรื่อง ดังนั้นหน่วยงานและผู้ใช้งานควรตระหนักถึงการกำหนดฟอนต์มาตรฐานให้กับองค์กร และการใช้งานที่ถูกต้อง ตั้งแต่การกำหนดฟอนต์ขององค์กร การตั้งค่าฟอนต์ให้เป็นค่าเริ่มต้น (Default Font) การฝังฟอนต์ไปกับแฟ้มเอกสาร ประเทศไทยได้มีประกาศ ครม. วันที่ 7 กันยายน 2553 โดยกำหนดให้ใช้ฟอนต์มาตรฐานราชการไทย ดังรายละเอียด
คู่มือการสร้างสรรค์งานพิมพ์คุณภาพด้วย Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Word 2007 View more documents from Boonlert Aroonpiboon
แม่แบบเอกสารงานพิมพ์ด้วย Word View more documents from Boonlert Aroonpiboon
การสร้างมาตรฐานในงานพิมพ์ หรือการจัดระบบ ระเบียบหลักเกณฑ์ร่วมกันในการจัดทำเอกสารงานพิมพ์ จะช่วยให้เกิดแนวทางการสร้างเอกสารงานพิมพ์เดียวกัน เพื่อ ช่วยทำให้การจัดทำเอกสารงานพิมพ์มีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจน เอกสารมีรูปแบบเดียวกัน ไม่หลากหลายตามสไตล์การสร้างของผู้จัดทำ ง่ายต่อการนำไปใช้ การปรับแก้ไข หรือการรวมเอกสาร สะดวกในการสืบค้น การอ้างอิง ลดเวลาในการแก้ไขเอกสาร สร้างความประทับใจให้กับผู้อ่านเอกสาร หรือลูกค้าขององค์กร อย่างไรก็ตามมาตรฐานเกี่ยวกับงานพิมพ์ หรือมาตรฐานใดๆ ไม่ใช่สิ่งที่ทำครั้งเดียวแล้วสามารถนำไปใช้ได้ตลอด เช่น ก่อนหน้านี้หน่วยงานหลายหน่วยงานกำหนดไว้ว่าการพิมพ์เอกสาร จะต้องใช้ฟอนต์ AngsanaUPC แต่ปัจจุบันฟอนต์ที่เหมาะสมกว่าคือ Angsana NEW ดังนั้นก็ควรปรับ แก้ไขข้อกำหนดในมาตรฐานในเหมาะสม โดยควรมีการติดตามผลการใช้มาตรฐาน จุดด้อย หรือปัญหาที่เกิดขึ้นจากมาตรฐาน อันอาจจะเกิดจากตัวมาตรฐานเอง หรือการปรับเปลี่ยนของเทคโนโลยี แล้วปรับแก้ไขมาตรฐานให้เหมาะสมกับสภาพปัจจุบันให้มากที่สุด...
ปัญหาหนึ่งของการสร้างเอกสารงานพิมพ์ของคนไทยที่มักพบได้ทั่วไปก็คือ การที่ฟอนต์ของเอกสารเปลี่ยนเมื่อมีการนำเอกสารไปเิปิดเครื่องอื่น หรือระบบไม่จำฟอนต์ที่เลือก (โดยวิธีการสร้าง Selection หรือที่มักเรียกว่า ระบายดำ) แนวทางแก้ไขที่ถูกต้องคือ ควรเลิกใช้การเปลี่ยนฟอนต์ด้วยวิธีการสร้าง Selection แล้วคลิกเลือกจากปุ่มเลือกฟอนต์ เพราะในการเลือกฟอนต์จะต้องระบุฟอนต์ให้ตรงกับเอกสารภาษาไทย และภาษาอังกฤษ ทั้งนี้ควรใช้วิธีการกำหนด Default Font ทั้งนี้ Microsoft Word มีวิธีการกำหนด Default Font ดังนี้
You must be logged in to post a comment.