คู่มือการพิมพ์วิทยานิพนธ์

สืบเนื่องจากการได้เข้าร่วมปรับปรุงคู่มือการพิมพ์วิทยานิพนธ์หลายสถาบัน จึงมีประเด็นที่อยากนำเสนอเพื่อเป็นกรณีศึกษา ดังนี้

การพิมพ์วิทยานิพนธ์ต้องบังคับใช้ฟอนต์ไทยสารบรรณหรือไม่

จากประกาศของสำนักนายกรัฐมนตรี ได้กำหนดให้หน่วยงานภาครัฐใช้ฟอนต์ไทยสารบรรณในเอกสารราชการ ดังนั้นการพิจารณาว่าวิทยานิพนธ์จะต้องใช้ฟอนต์ดังกล่าวหรือไม่ ก็คงต้องกลับไปพิจารณาว่า “วิทยานิพนธ์” จัดเป็นรูปแบบหนึ่งของหนังสือราชการของสถาบันหรือไม่

จำเป็นต้องแยกฟอนต์สำหรับวิทยานิพนธ์ไทย และวิทยานิพนธ์ภาษาอังกฤษ หรือไม่

พิจารณาจากประเด็นที่ว่า “วิทยานิพนธ์” จัดเป็นรูปแบบหนึ่งของหนังสือราชการหรือไม่ หากใช่ก็คงต้องใช้ฟอนต์ไทยสารบรรณกับวิทยานิพนธ์ภาษาอังกฤษด้วย และความเข้าใจผิดที่มักจะพบได้มากเกี่ยวกับฟอนต์ก็คือ วิทยานิพนธ์ภาษาไทยให้ใช้ฟอนต์ไทยสารบรรณ วิทยานิพนธ์ภาษาอังกฤษให้ใช้ฟอนต์ Time News Roman หมายถึงให้ใช้ฟอนต์ดังกล่าวทั้งตัวเล่ม ไม่ใช่เฉพาะหน้า หรือเฉพาะพารากราฟ

พบว่ามีความเข้าใจว่าหน้าปก และหน้าอื่นๆ กรณีวิทยานิพนธ์ไทยใช้ฟอนต์ไทยสารบรรณ ในขณะนี้ที่หน้า Abstract ในวิทยานิพนธ์ไทยไปใช้ฟอนต์ Time News Roman ซึ่งไม่ถูกต้อง

 Template ของวิทยานิพนธ์ ควรพิจารณาอย่างไร

คงต้องสรุปให้ได้ว่ารูปแบบวิทยานิพนธ์ต้องการอย่างไร เช่น

หากต้องการวิทยานิพนธ์ที่เหมือนกับข้อกำหนดเดิม เช่น บทที่กับชื่อบทให้แยกบรรทัดโดยมีบรรทัดว่างแทรก ก็ให้กำหนด Template วิทยานิพนธ์ในระดับ Layout คือ ให้มีข้อมูลอะไรในตัวเล่ม และวางตำแหน่งอย่างไร พร้อมกำหนดฟอนต์ รูปแบบ

หากต้องการวิทยานิพนธ์ที่รวมเป็นเล่มเดียว และใช้ความสามารถอัตโนมัติที่โปรแกรม Word เตรียมให้ ก็ต้องกำหนด Template ระดับ Style รวมถึงปรับเปลี่ยนวิธีการพิมพ์ให้เป็นไปตามแนวปฏิบัติการใช้ Word ที่ถูกต้อง

หากต้องการวิทยานิพนธ์ที่แยกไฟล์ แต่สามารถนำมารวมไฟล์และใช้ความสามารถอัตโนมัติบางฟังก์ชันได้บ้าง ให้กำหนด Template ระดับ Style รวมถึงปรับเปลี่ยนวิธีการพิมพ์ให้เป็นไปตามแนวปฏิบัติการใช้ Word ที่ถูกต้อง

Template ระดับ Style และการสร้างงานพิมพ์ที่ถูกต้อง ควรพิจารณาในประเด็นใดบ้าง

• Style ของการพิมพ์ ควรมีรูปแบบใดบ้าง มีลักษณะอย่างไร …. แนะนำให้เลือกใช้เฉพาะ Normal, Indent, Heading1, Heading2, Headin3, Image Caption, Table Caption เป็นหลัก ไม่ควรกำหนด Style มากเกินไปเพราะจะทำให้ผู้ใช้ยากต่อการจำ และประยุกต์ใช้ โดยแนะนำให้การพิมพ์เนื้อหาผู้ใช้ปรับเปลี่ยนได้ เฉพาะส่วนที่ต้องนำมาทำสารบัญให้ใช้ Heading เป็นหลัก
• การพิมพ์เนื้อหาจาก Heading Style หากต้องการให้ขึ้นบรรทัดใหม่ เช่น บทที่ 1 แล้วให้ชื่อบทอยู่อีกบรรทัด จะต้องกำหนดให้ผู้พิมพ์ใช้ปุ่ม <Shift><Enter> เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ ห้ามใช้ปุ่ม <Enter>
• การเคาะช่องว่าง ให้ใช้เพียง 1 เคาะ เพื่อป้องกันการจัด Space ผิดพลาด
• การพิมพ์เครื่องหมายวรรคตอน ให้ยึดแนวการใช้งานตามโปรแกรม Word ไม่ใช่การพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดอย่างเช่นเดิม เช่น เครื่องหมายละเว้น … ให้พิมพ์ … ต่อกัน ไม่ต้องเคาะช่องว่างระหว่างจุด หรือไม้ยมก ๆ ให้พิมพ์ตัดกับข้อความ เช่น มากๆ ไม่ใช่ มาก ๆ เพื่อป้องกันปัญหาการตัดคำและการจัด Space ผิดพลาด
• การตัดคำด้วยผู้ใช้ ต้องใช้ปุ่ม <Shift><Enter>
• การขึ้นหน้าใหม่ก่อนจบหน้าจริง ต้องใช้ปุ่ม <Ctrl><Enter>
• ยกเว้นกรณี Template แบบรวมเล่มจะต้องพิจารณา Section ด้วย ซึ่งจะมีวิธีการขึ้นหน้าใหม่ด้วยคำสั่งเฉพาะ
• ยกเลิกการกำหนดกั้นหน้า การย่อหน้า ด้วยวิธีเคาะกี่ครั้ง เช่น ย่อหน้าให้เคาะ 8 เคาะ เพราะคอมพิวเตอร์ไม่ได้กำหนดฟอนต์ในลักษณะ Character per inch แล้ว แต่ใช้ระบบ Point ดังนั้นควรกำหนดระยะต่างๆ ให้มีค่าเป็นหน่วยมาตรา เช่น กี่เซนติเมตร กี่นิ้ว

ประเด็นน่าสนใจเกี่ยวกับนักศึกษา

การพิมพ์วิทยานิพนธ์ของนักศึกษาในปัจจุบันพบว่าไม่ได้ใช้เฉพาะ PC/Notebook บนระบบปฏิบัติการ MS Windows ยังมีการใช้เครื่อง Macintosh และเครื่องที่เป็นระบบปฏิบัติการ Linux ดังนั้นฟอนต์ที่กำหนดควรครอบคลุมระบบปฏิบัติการดังกล่าวด้วย ไม่รวมถึงความหลากหลายของ Version ของ Word

ประเด็นที่สำนักหอสมุดต้องพิจารณาจากคู่มือการพิมพ์วิทยานิพนธ์ฉบับเดิม

• สำนักหอสมุด ไม่นำโลโก้สถาบันที่ถูกต้อง มาให้บริการผ่านเว็บหรือช่องทางที่เหมาะสม อาจทำให้โลโก้ที่ปรากฏในหน้าปกวิทยานิพนธ์ผิดเพี้ยนกันได้
• การพิมพ์ชื่อเรื่องหรือคำอธิบายในลักษณะรูปสามเหลี่ยมหัวกลับ จะต้องบ่งชี้ให้ชัดเจนว่าต้องขึ้นบรรทัดใหม่ด้วยการกดปุ่ม <Shift><Enter>
• การจัดทำ Template แบบแยกแล้วเขียนกำกับว่าเพื่อสะดวกในการรวมไฟล์และสร้างสารบัญอัตโนมัติ เป็นการเขียนที่ผิดพลาด เพราะเอกสารแต่ละไฟล์เมื่อนำมารวมจะต้องรวมไฟล์ด้วยเทคนิค Section ซึ่งพบว่านักศึกษาจำนวนมากไม่รู้จัก และ/หรือบรรณารักษ์/เจ้าหน้าที่เองก็ไม่่ทราบ อึกทั้งจะกระทบกับการรันเลขหน้าอัตโนมัติ การตัดคำได้ด้วย ดังนั้นควรสร้าง Template ไว้ทั้งแบบแยกและแบบรวมให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดไปใช้ได้เลย
• การเขียนแนะนำให้นักศึกษาพิมพ์วิทยานิพนธ์แบบสองหน้า โดยการตั้งค่ากระดาษแบบ Mirror เป็นการเขียนที่ผิดพลาด เพราะมีผลต่อขอบกระดาษ การตัดคำ ตำแหน่งเลขหน้า ดังนั้นหากต้องการให้มีระบบพิมพ์สองหน้า ก็ควรจัดทำ Template ที่รองรับการพิมพ์สองหน้าไว้เลย
• ไม่ได้กำหนดขนาดและลักษณะตัวอักษณะระดับหัวเรื่อง คำอธิบายภาพ คำอธิบายตารางไว้
• ระยะห่างระหว่างบรรทัด ให้ระบุด้วยคำว่า Single หรือ 1.5 เท่าหรือ … ตามโปรแกรมกำหนด ไม่ควรใช้คำว่า 1 บรรทัด
• ควรกำหนดมาตราไม้บรรทัดให้เหมือนกัน ว่าจะใช้หน่วยนิ้ว หรือเซนติเมตร
• ข้อกำหนดการพิมพ์ภาค/ตอน จะมีผลต่อการนำไปทำสารบัญอัตโนมัติไม่ได้ ดังนั้นต้องหาข้อสรุปให้ได้ว่าตัดออกได้หรือคงไว้
• การพิมพ์หัวข้อย่อย ที่กำหนดระยะย่อหน้าไว้ จะสัมพันธ์กับการตั้งค่า Style หัวข้อย่อย เช่น หากกำหนดให้ย่อเข้าไป 0.8 นิ้ว, 0.3 นิ้ว ก็ต้องไปกำหนด Style หัวข้อย่อยระดับ 1 – 10 ด้วยก่อนนำไปใช้งาน
• การพิมพ์เชิงอรรถ Word มีฟังก์ชันอัตโนมัติให้ ซึ่งจะได้ความยาวของเส้นและระยะย่อหน้าอัตโนมัติ จะไม่สามารถใช้ข้อกำหนดในเอกสารได้ ต้องหาข้อสรุปให้ได้
• การพิมพ์ตารางที่ยาวมากๆ Word จะไหลข้อมูลไปหน้าถัดไปอัตโนมัติ ทำให้มีผลต่อข้อกำหนดการระบุคำว่า (ตาราง … ต่อ) ให้หาข้อสรุปให้ได้
• การพิมพ์เลขกำกับชื่อตาราง ในรูปแบบเลขบท.เลขลำดับตาราง เช่น ตารางที่ 1.1 จะส่งผลต่อการใช้ความสามารถอัตโนมัติของ Word ต้องหาข้อสรุปให้ได้
• การพิมพ์อ้างอิง/บรรณานุกรม ควรกำหนดให้สอดคล้องกับโปรแกรม EndNote หรือ Reference Manager ที่สถาบันประกาศใช้งาน
• ยังไม่มีข้อกำหนดการเขียนคำเฉพาะ คำทับศัพท์ คำศัพท์ใหม่ๆ
• ยังไม่มีข้อกำหนดการทำอ้างอิง/บรรณานุกรมในกลุ่มสาขาอื่นๆ
• คู่มือการพิมพ์วิทยานิพนธ์ของหลายๆ สถาบัน พบว่าข้อกำหนดในคู่มือไม่สอดคล้องกับการใช้งานโปรแกรม Word โดยเป็นคู่มือที่อยู่บนพื้นฐานของการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด ดังนั้นหากต้องการปรับปรุงคู่มือ ก็คงต้องหาข้อสรุปในสถาบันให้ได้ว่าจะปรับบนพื้นฐานการพิมพ์ด้วย Word ที่ถูกต้อง หรือยังอยู่บนพื้นฐานของเครื่องพิมพ์ดีด
• Template วิทยานิพนธ์ที่กำหนด/ประกาศใช้งาน ไม่เคยได้รับการทดสอบบน Word ต่างๆ OS ต่างรุ่น

ตัวอย่างปัญหาที่พบจากคู่มือการพิมพ์วิทยานิพนธ์ สถาบันต่างๆ

ปัญหา:

การระบุให้บทที่ และชื่อบทอยู่คนละบรรทัด ผู้ใช้จำนวนมากจะใช้การกดปุ่ม Enter ดังนั้นหากกำหนดให้ใช้การพิมพ์ด้วย Style และนำไปสร้างสารบัญอัตโนมัติจะทำให้มีรายการปรากฏในสารบัญ 2 รายการ คือ บทที่ <n> …. เลขหน้า และชื่อบทที่ <n> …. เลขหน้า

คำแนะนำ:

ในคู่มือต้องระบุให้ขึ้นบรรทัดใหม่ด้วย <Shift><Enter> และรณรงค์ให้นักศึกษาทราบอย่างทั่วถึง หรือปรับรูปแบบการพิมพ์วิทยานิพนธ์ให้อยู่ในบรรทัดเดียวกัน

ปัญหา:

การให้ Word สร้างสารบัญอัตโนมัติจาก Style ของ Table/Image Caption การกำหนดให้มีเลขบทนำตามด้วย . และตามด้วยลำดับที่ตาราง มีขั้นตอนซับซ้อน ส่งผลต่อการจัดเตรียมเอกสารของผู้ใช้ และการเรียนการสอน Word ในปัจจุบันไม่ได้สอนลึกขนาดนี้

คำแนะนำ:

ในคู่มือต้องระบุแนะนำวิธีการพิมพ์ที่ถูกต้องด้วย Word และรณรงค์ให้นักศึกษาทราบอย่างทั่วถึง หรือปรับรูปแบบการพิมพ์วิทยานิพนธ์ให้ไม่เฉพะเลขลำดับตาราง

ปัญหา:

หากเลือกใช้แนวทางสร้าง Template แบบ Style และกำหนดให้ Word สร้างสารบัญอัตโนมัติ การพิมพ์คำว่า “สารบัญ (ต่อ)” จะทำไม่ได้

คำแนะนำ:

ปรับรูปแบบการพิมพ์วิทยานิพนธ์ให้เป็นไปตามความสามารถของ Word

ปัญหา:

กรณีสร้าง Template แบบรวมเอกสาร Template ควรกำหนดรูปแบบเลขหน้าแบบต่างๆ ให้พร้อมใช้งาน ด้วยเทคนิคการแบ่ง Section ห้องสมุดควรมีการสำรวจว่าผู้ใช้/บรรณารักษ์รู้จักการพิมพ์แบบแบ่ง Section หรือไม่ หากมีจำนวนน้อยแต่จำเป็นต้องกำหนดรูปแบบเลขหน้าลักษณะนี้ ควรเร่งอบรม/แนะนำ

คำแนะนำ:

ถ่ายทอดความรู้ให้อย่างทั่วถึงและทุกปี

ปัญหา:

ไม่ได้กำหนดรูปแบบ/ลักษณะข้อความให้ครอบคลุมทุก Style

คำแนะนำ:

ต้องกำหนดรูปแบบ/ลักษณะข้อความให้ครอบคลุมทุก Style

ปัญหา:

Thesis เป็นเอกสารราชการหรือไม่ ต้องกำหนดรูปแบบตามประกาศสำนักนายกฯ หรือไม่

ปัญหา:

ไม่ได้กำหนดข้อกำหนดการแปลงเอกสาร PDF เพื่อการเก็บถาวรที่ถูกต้อง

คำแนะนำ:

ควรกำหนดข้อกำหนดการแปลงเอกสาร PDF ด้วย

ปัญหา:

การกำหนดใช้ APA Style อาจจะมีปัญหากับคณะ/สาขาสายวิทยาศาสตร์ แพทยศาสตร์ …

ปัญหา:

Word มีความสามารถใส่เชิงอรรถ ซึ่งข้อกำหนดที่กำหนดไม่สอดคล้องกับความสามารถของ Word

คำแนะนำ:

ศึกษาความสามารถของ Word แล้วปรับข้อกำหนดให้สอดคล้อง

ปัญหา:

การพิมพ์บนคอมฯ ให้ใช้เพียง 1 เคาะเพื่อให้ตัดคำที่ถูกต้องและการจัดหน้าที่ถูกต้อง