มาตรฐานงานพิมพ์ด้วย Microsoft Word
การสร้างมาตรฐานในงานพิมพ์ หรือการจัดระบบ ระเบียบหลักเกณฑ์ร่วมกันในการจัดทำเอกสารงานพิมพ์ จะช่วยให้เกิดแนวทางการสร้างเอกสารงานพิมพ์เดียวกัน เพื่อ
- ช่วยทำให้การจัดทำเอกสารงานพิมพ์มีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจน
- เอกสารมีรูปแบบเดียวกัน ไม่หลากหลายตามสไตล์การสร้างของผู้จัดทำ
- ง่ายต่อการนำไปใช้ การปรับแก้ไข หรือการรวมเอกสาร
- สะดวกในการสืบค้น การอ้างอิง
- ลดเวลาในการแก้ไขเอกสาร
- สร้างความประทับใจให้กับผู้อ่านเอกสาร หรือลูกค้าขององค์กร
อย่างไรก็ตามมาตรฐานเกี่ยวกับงานพิมพ์ หรือมาตรฐานใดๆ ไม่ใช่สิ่งที่ทำครั้งเดียวแล้วสามารถนำไปใช้ได้ตลอด เช่น ก่อนหน้านี้หน่วยงานหลายหน่วยงานกำหนดไว้ว่าการพิมพ์เอกสาร จะต้องใช้ฟอนต์ AngsanaUPC แต่ปัจจุบันฟอนต์ที่เหมาะสมกว่าคือ Angsana NEW ดังนั้นก็ควรปรับ
แก้ไขข้อกำหนดในมาตรฐานในเหมาะสม โดยควรมีการติดตามผลการใช้มาตรฐาน จุดด้อย หรือปัญหาที่เกิดขึ้นจากมาตรฐาน อันอาจจะเกิดจากตัวมาตรฐานเอง หรือการปรับเปลี่ยนของเทคโนโลยี แล้วปรับแก้ไขมาตรฐานให้เหมาะสมกับสภาพปัจจุบันให้มากที่สุด ดังนั้นมาตรฐานทุกมาตรฐานจะต้องมีการติดตาม ประเมินผล วิเคราะห์ และปรับแก้ไขอย่างสม่ำเสมอ
การกำหนดมาตรฐานงานพิมพ์ทำได้หลายระดับ ตั้งแต่วิธีการพิมพ์เอกสาร การสร้างแบบฟอร์มมาตรฐาน และการแลกเปลี่ยนแฟ้มเอกสาร ดังนั้นหน่วยงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องควรศึกษาความเหมาะสมในการกำหนดมาตรฐาน และเริ่มต้นจากสิ่งที่ทุกคน หรือคนส่วนมากในหน่วยงานยอมรับได้เป็นจุดเริ่มต้น เช่น อาจจะเริ่มจากการกำหนดทีมงานเฉพาะทำหน้าที่สร้างแบบฟอร์มมาตรฐานที่จำเป็นของหน่วยงาน แล้วแจกจ่ายให้ทุกคนในหน่วยงานเป็นผู้ใช้ เพื่อกระตุ้นให้เห็นความสะดวก ง่ายของการพิมพ์ด้วยมาตรฐาน จากนั้นจึงค่อยโน้มน้าวให้เปลี่ยนวิธีการพิมพ์งานให้เป็นวิธีพิมพ์ตามข้อกำหนดมาตรฐาน หรือการกำหนดมาตรฐานการแลกเปลี่ยนแฟ้มข้อมูลในระยะต่อไป ดังนั้นการกำหนดมาตรฐานงานพิมพ์ จะได้ผลสำเร็จหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับความร่วมมือของทุกคนในหน่วยงาน โดยให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการกำหนดมาตรฐานร่วมกันด้วย
You must be logged in to post a comment.