การบริหารจัดการแฟ้มเอกสารดิจิทัล

สื่อดิจิทัลจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของแฟ้มเอกสารดิจิทัล (File) ในอุปกรณ์จัดเก็บรูปแบบต่างๆ ทั้งฮาร์ดดิสก์ อุปกรณ์จัดเก็บแบบพกพา ดังนั้นการจัดวางโครงสร้างการจัดเก็บที่ดีย่อมทำให้การเข้าถึงและใช้งานแฟ้มเอกสารดิจิทัลเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว

การตั้งชื่อโฟลเดอร์และชื่อแฟ้มเอกสาร ตลอดทั้งการจัดวางโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ไม่มีแนวทางปฏิบัติร่วมกันจะส่งผลต่อการสืบค้น การเข้าถึง และการเผยแพร่สื่อดิจิทัล รวมทั้งเมื่อมีการปรับเปลี่ยนระบบอาจจะส่งผลให้ต้องรื้อใหม่ แทนที่จะโอนย้ายสื่อดิจิทัลแล้วเปิดระบบได้ทันที เพื่อให้การบริหารจัดการโฟลเดอร์และแฟ้มเอกสารดิจิทัลเป็นไปอย่างมีคุณภาพ ฝ่ายบริการความรู้ฯ ขอนำเสนอต้นแบบแนวปฏิบัติดังนี้

การจัดการโฟลเดอร์

การสร้างโฟลเดอร์ก่อนที่จะสร้างสื่อใดๆ เป็นขั้นตอนสำคัญที่ควรปฏิบัติ โดยเฉพาะ
สื่อดิจิทัลที่มีการทำงานเกี่ยวข้องกันหลายๆ แฟ้มเช่น การสร้างเอกสารเว็บ การสร้างบทเรียน
เชิงโต้ตอบ อันจะช่วยป้องกันปัญหาจากจุดเชื่อม (Link) ที่ผิดพลาด นอกจากนี้การกำหนดชื่อให้โฟลเดอร์ก็เป็นประเด็นสำคัญเช่นกัน ซึ่งมีแนวปฏิบัติดังนี้

• ชื่อโฟลเดอร์ควรใช้คำภาษาอังกฤษที่กระชับ สั้น และสื่อความหมาย โดยเฉพาะชื่อโฟลเดอร์ในการพัฒนาเว็บไซต์อันจะมีส่วนช่วยให้ Search Engine มาจัดเก็บไปทำรายการสืบค้นได้ง่าย
• หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาไทย
• คำภาษาอังกฤษที่ใช้ควรเป็นตัวพิมพ์เล็ก (a – z) และ/หรือผสมตัวเลข (0 – 9) ทั้งนี้การใช้ตัวเลขหากมีค่าประจำหลักตั้งแต่หลักสิบขึ้นไป ให้นำตัวเลขเดี่ยวด้วย 0 เช่น 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09
• กรณีที่มีคำหลายคำประกอบกัน ให้ใช้เครื่องหมาย Hyphen – เชื่อมระหว่างคำ
  • หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมาย Space (ช่องว่าง) และเครื่องหมาย Underscore _

การตั้งชื่อแฟ้มเอกสาร

• ชื่อแฟ้มเอกสารควรใช้คำภาษาอังกฤษที่กระชับ สั้น และสื่อความหมาย
• หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาไทย
• คำภาษาอังกฤษที่ใช้ควรเป็นตัวพิมพ์เล็ก (a – z) และ/หรือผสมตัวเลข (0 – 9) ทั้งนี้การใช้ตัวเลขหากมีค่าประจำหลักตั้งแต่หลักสิบขึ้นไป ให้นำตัวเลขเดี่ยวด้วย 0 เช่น 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09
• กรณีที่มีคำหลายคำประกอบกัน ให้ใช้เครื่องหมาย Hyphen – เชื่อมระหว่างคำ
  • หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมาย Space (ช่องว่าง) และเครื่องหมาย Underscore _
• ใช้ส่วนประกอบต่อไปนี้ผสมในชื่อแฟ้มเอกสาร
  • รุ่นของเอกสาร (Version number) เช่น เอกสารรุ่นที่ 1 สามารถกำหนดด้วยรหัส v1 หรือ vers1
  • วันที่สร้างเอกสาร (Date of creation) เช่น เอกสารถูกสร้างวันที่ 24 มีนาคม 2552 ให้กำหนดเป็น 20120324
  • ชื่อผู้สร้างเอกสาร (Name of creator) เช่น เอกสารถูกสร้างด้วย Rupert B. Smith สามารถกำหนดเป็น RBSmith หรือ RBS
  • คำอธิบายเกี่ยวกับเอกสาร (Description of content) เช่น เอกสารเกี่ยวข้องกับ media kit สามารถกำหนดเป็น medkit หรือ mk
  • วันที่เผยแพร่เอกสาร (Publication date) เช่น เอกสารถูกเผยแพร่วันที่ 24 ธันวาคม 2003 สามารถกำหนดเป็น pub-20031224
  • เลขที่โครงการ (Project number) เช่น เอกสารจากโครงการหัส 739 สามารถกำหนดเป็น PN739

รูปแสดงปัญหาที่เกิดจากชื่อโฟลเดอร์และชื่อแฟ้มเอกสารที่ใช้ภาษาไทย

ทั้งนี้แฟ้มเอกสารและโฟลเดอร์ที่ใช้ภาษาไทย ยังส่งผลต่อการสำเนาข้อมูลได้ด้วยนะครับ

แม้ชื่อไฟล์ภาษาอังกฤษ แต่ยาวมากเกินไปก็ยังสร้างปัญหาในการสำเนาได้เช่นกัน

ตัวอย่างการตั้งชื่อแฟ้มของ สวทช. ได้กำหนดให้ใช้วันที่สร้างหรือเผยแพร่เอกสารกำกับหน้าชื่อแฟ้มเอกสาร ในรูปแบบ yyyymmdd โดยผสมร่วมกับรุ่นของเอกสาร เช่น เอกสารที่สร้างวันที่ 7 มิถุนายน 2554 ให้กำหนดชื่อเป็น 20110607-digital-media.doc

• กรณีที่มีการแก้ไขเอกสารดังกล่าวในวันเดียวกัน ให้เติมรุ่นของการแก้ไขต่อท้าย เช่น 20110607-digital-media-1.doc
• กรณีที่มีการแก้ไขเอกสารดังกล่าวในวันถัดๆ ไป ให้ตั้งชื่อแฟ้มเอกสารใหม่ โดยการเปลี่ยนวันที่ เช่น 20110615-digital-media.doc

ข้อกำหนดนี้ให้รวมถึงการตั้งชื่อเอกสารในรูปแบบอื่นๆ ที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์จัดการเนื้อหาเว็บ (Web Content Management System) ใหม่ๆ ด้วย เช่น

• Namespace สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม Wiki
• Permalink สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม Blog
• Alias / Clean URL สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม CMS อย่างเช่น Joomla, Drupal

แหล่งข้อมูลที่น่าสนใจ

• File Naming Conventions for Digital Collections, University of Colorado Boulder
  
• Naming Files, Paths, and Namespaces, Microsoft
• An Elevator Pitch for File Naming Conventions
• Naming files and folders, University of Leicester
• JISC Digital Media Choosing a file name
• Standard Naming Conventions for Electronic Files, Folders and Records : University of Hertfordshire
• Folder and File Naming Convention – 10 Rules for Best Practice
• File Specification and Naming