การคำนวณด้วยชื่อช่วงข้อมูล (Range name) ใน OpenOffice.org Calc

กรณีที่ข้อมูลมีจำนวนมาก การสร้างช่วงข้อมูลทุกครั้งที่จะคำนวณ นับเป็นภาระอย่างหนึ่งของผู้ใช้งาน OpenOffice.org ได้เตรียมความสามารถชื่อช่วงข้อมูล (Range name) เพื่ออำนวยความสะดวกในการระบุช่วงโดยการอาศัยชื่อกำกับเฉพาะ ตัวอย่างมีข้อมูล ดังนี้

ถ้าต้องการหาผลรวมสินค้าไตรมาส 1 แทนที่จะพิมพ์ =SUM(B2:B5) ก็ใช้เป็น =SUM(Q1) หรือต้องการหาผลรวมสินค้ารายการที่ 3 ก็ใช้เป็น =SUM(Product_3) เป็นต้น

การใช้ชื่อ Q1 หรือ Product_3 มาใช้แทนตำแหน่งเซลล์หรือช่วงข้อมูล เรียกว่าชื่อช่วงข้อมูลนั่นเอง โดยจะต้องกำหนดชื่อช่วงข้อมูลก่อนใช้งาน ดังนี้

กำหนดช่วงข้อมูลให้กับข้อมูล โดยให้คลุมชื่อรายการทั้งด้านบน และด้านซ้าย (กรณีที่มีทั้งสองด้าน)

จากนั้นเลือกคำสั่ง Insert, Name, Create… จะปรากฏตัวเลือก

คลิกเลือก Top row และ Left column เพื่อระบุให้คำอธิบายข้อมูลในแถวและคอลัมน์แรก เป็นชื่อช่วงข้อมูล (Range name) โดยอัตโนมัติ

ตรวจสอบชื่อช่วงข้อมูลที่โปรแกรมสร้างได้จากช่อง Name Box

• กรณีที่คำอธิบายข้อมูลอยู่ด้านล่างหรือด้านขวา ก็เลือกรายการ Bottom row/Right column ได้ตามเหมาะสม
•  Range name จะไม่มีช่องว่าง ดังนั้นชื่อข้อมูลใดที่มีช่องว่าง โปรแกรมจะแทนที่ด้วย _

การแก้ไข Range name

Range name ที่สร้างไว้ สามารถแก้ไขได้โดยเลือกคำสั่ง Insert, Name, Define…

เลือก Range name ที่ต้องการแก้ไข แล้วคลิกปุ่ม Delete เพื่อลบทิ้ง หรือระบุช่วงใหม่ จากรายการ Assigned to: