เอกสารจดหมายเหตุในยุคดิจิทัล

เอกสารจดหมายเหตุ ตามพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 ได้ให้ความหมายว่า เอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานและได้รับการประเมินคุณค่า ควรแก่การเก็บรักษาและอนุรักษ์ไว้เพื่อเป็นมรดกทางวัฒนธรรมดานประวัติศาสตร์ของชาติ และเพื่อประโยชน์ในการศึกษา การค้นคว้า หรือการวิจัย ซึ่งกรมศิลปากรได้จัดทําทะเบียนไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ ทั้งนี้หมายความรวมถึงเอกสารส่วนบุคคลที่รับมอบจากบุคคลสำคัญหรือทายาทด้วย

เอกสาร หรือ Document ในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตสถาน พุทธศักราช 2542 หมายถึง หนังสือที่เป็นหลักฐาน (กฎ) กระดาษ หรือวัสดุอื่นใด ซึ่งทำให้ปรากฏความหมายด้วยตัวอักษร ตัวเลข ผัง หรือแผนแบบอย่างอื่น จะโดยวิธีพิมพ์ ถ่ายภาพ หรือวิธีอื่น อันเป็นหลักฐานแห่งความหมายนั้น

เอกสาร ตามความหมายของพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 หมายความว่า กระดาษหรือวัตถุที่ทำให้ปรากฏความหมาย ในรูปแบบอักษร สัญลักษณ์ ภาพ หรือเสียง และให้หมายความรวมถึงการบันทึกบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือสื่ออื่นใดด้วย

ทั้งนี้พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2551 ได้ให้ความหมายของ “อิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่างๆ เช่นว่านั้น และได้ให้ความหมายของ “ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า ข้อความที่ได้สร้าง ส่ง รับ เก็บรักษา หรือประมวลผลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรเลข โทรพิมพ์ หรือโทรสาร

เอกสารจดหมายเหตุ จึงเป็นข้อมูลสารนิเทศที่เก็บความทรงจำ ประวัติการดำเนินงานของเจ้าของเอกสาร ซึ่งก็คือ ความทรงจำของประเทศนั่นเอง เอกสารจดหมายเหตุ ให้ข้อมูลที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง และมีคุณค่าต่อการศึกษา ค้นคว้า วิจัยในเรื่องต่างๆ อันครอบคลุมถึงประวัติการดำเนินงานของบุคคล หน่วยงาน และกระแสเหตุการณ์ในประวัติศาสตร์ทุกท่าน ไม่ว่าจะเป็นด้านการเมือง การปกครอง เศรษฐกิจ สังคม และวัฒนธรรม หรือสิ่งแวดล้อม

สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติได้จัดแบ่งเอกสารจดหมายเหตุ ไว้ 4 ประเภท ดังนี้

1. เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร (Textual Archives) คือ เอกสารที่สื่อความหมาย เนื้อหาด้วยลายลักษณ์อักษร ไม่ว่าจะเป็นตัวเขียนหรือตัวพิมพ์ เช่น เอกสารโต้ตอบ เอกสารประชุม แผนงาน โครงการ รายงาน บทความ ฯลฯ
2. เอกสารจดหมายเหตุประเภทโสตทัศนจดหมายเหตุ (Audio-Visual Archives) คือ เอกสารที่สื่อความหมายด้วยภาพหรือเสีย เช่น ภาพถ่าย ฟิล์มเนกาตีฟ สไลด์ โปสเตอร์ ปฏิทิน บัตรอวยพร แถบบันทึกเสียง แถบทันทึกภาพ ฟิล์มภาพยนตร์ ฯลฯ
3. เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง แบบแปลน (Cartographic Archives) เช่น แผนที่ แผนผัง แบบแปลน พิมพ์เขียว ฯลฯ
4. เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ (Machine-Readable Archives) เป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูล และค้นหาข้อมูลที่บันทึกไว้นั้นด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น ดิสก์เกตท์ ซีดี วีซีดี ดีวีดี ฯลฯ

ปัจจุบันประเทศไทยได้ประกาศให้การพัฒนาประเทศต้องเป็นไปตามแผนพัฒนาดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เทคโนโลยีอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่ก้าวเข้ามามีส่วนสำคัญในการบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุ ก็หนีไม่พ้นเทคโนโลยีดิจิทัล โดยพระราชบัญญัติการพัฒนาดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม พ.ศ. 2560 ได้ให้ความหมายของ “ดิจิทัล” ว่า เทคโนโลยีที่ใช้วิธีการนําสัญลักษณ์ศูนย์และหนึ่งหรือสัญลักษณ์อื่นมาแทนค่าสิ่งทั้งปวง เพื่อใช้สร้าง หรือก่อให้เกิดระบบต่างๆ เพื่อให้มนุษย์ใช้ประโยชน์

จากแนวยุทธศาสตร์ดิจิทัลไทยแลน์ดังกล่าว ซึ่งผลให้การบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุ ต้องเพิ่มมิติอิเล็กทรอนิกส์ มิติดิจิทัลให้เป็นรูปธรรม ซึ่งเป็นสิ่งใหม่ที่ผู้เกี่ยวข้องทุกภาคส่วน จะต้องศึกษา กำหนดแนวปฏิบัติให้เป็นรูปธรรม โดยมีกรณีศึกษาที่น่าสนใจจากหอจดหมายเหตุแห่งชาติอังกฤษ (http://www.nationalarchives.gov.uk/) ที่มีการดำเนินการภายใต้โครงการ Digital Transfer โดยนิยามเอกสารรูปแบบใหม่ ที่เรียกว่า Born-digital Content อันเป็นเอกสารที่ถูกสร้างเป็นประจำวันในรูปแบบของเอกสาร Word เอกสาร PDF ภาพถ่ายจากกล้องถ่ายภาพดิจิทัล กล้องในโทรศัพท์พกพา ไฟล์เสียงบันทึกด้วยฟังก์ชันของโทรศัพท์พกพา ข้อความที่ถูกส่งในรูปแบบอีเมล ข้อความสั้นใน Line Application หรือ Messenger ซึ่งเอกสารในรูปแบบ Born-Digital เมื่อถูกประเมินคุณค่า ก็จะเกิดเป็นรูปแบบใหม่ของเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งจำเป็นต้องมีกระบวนการบริหารจัดการอย่างเหมะสมภายใต้ยุทธศาสตร์ดิจิทัลเพื่อจดหมายเหตุแห่งชาติ

แนวทางการทำงานนี้ จึงเป็นสิ่งท้าทายของผู้เกี่ยวข้องในประเทศไทยต่อไป อย่างไรก็ตามเพื่อเป็นแนวทางให้เกิดรูปธรรมในการดำเนินการ การศึกษามาตรฐานก็จะช่วยให้การดำเนินการเป็นไปได้อย่างสะดวก รวดเร็ว