การบริหารจัดการโฟลเดอร์ในการพัฒนาเว็บไซต์

การพัฒนาเว็บไซต์โดยเฉพาะเมื่อต้องใช้ CMS อย่าง Joomla, Drupal หรือ WordPress.org มักจะมีปัญหาเกี่ยวกับการบริหารจัดการเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ต่อเนื่อง เช่น แฟ้มภาพประกอบการพัฒนาเว็บ แฟ้มเอกสาร PDF เพราะแฟ้มเอกสารดังกล่าวจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ CMS สร้างขึ้นมา

ดังนั้นเมื่อมีการปรับเปลี่ยนรุ่น (Version) ของ CMS เพื่อพัฒนาเว็บใหม่หรือเปลี่ยนเครื่องมือพัฒนาเว็บ ส่งผลให้เอกสารในโฟลเดอร์ที่สร้างด้วย CMS ไม่สามารถเข้าไปใช้งานได้ หรือใช้งานไม่สะดวก

การสร้างโฟลเดอร์เฉพาะแบบตายตัวเพื่อให้ CMS ทุกตัวสามารถใช้งานได้ร่วมกัน จึงเป็นทางออกและแนวปฏิบัติที่เหมาะสม เช่น

• การสร้างโฟลเดอร์ชื่อ images สำหรับเก็บแฟ้มภาพดิจิทัลทุกภาพที่จำเป็นต่อการพัฒนาเว็บ
• การสร้างโฟลเดอร์ชื่อ pub สำหรับเก็บแฟ้มเอกสารดิจิทัลทุกฟอร์แมต

ทั้งนี้การนำเข้าแฟ้มไปยังโฟลเดอร์อาจจะต้องใช้วิธี FTP และระบุ URL แบบตรง แทนการใช้ความสามารถจัดการบริหารสื่อของ CMS แต่ก็ถือว่าเป็นแนวปฏิบัติที่สะดวกและยั่งยืนในอนาคต

นอกจากนี้การกำหนดชื่อโฟลเดอร์และชื่อแฟ้มเอกสาร ควรกำหนดแนวปฏิบัติร่วมกันดังรายละเอียด

ตัวอย่างแนวปฏิบัติ

การนำแฟ้มเอกสารต่างๆ โดยเฉพาะ .PDF เผยแพร่ผ่านอินเทอรเน็ต ให้ใช้การโอนถ่ายข้อมูล (FTP) ตรงเข้าไปเก็บในเครื่องแม่ข่ายเว็บ โดยเก็บไว้ในโฟลเดอร์ /pub และมีแนวปฏิบัติ ดังนี้

• เจ้าของเนื้อหาตรวจสอบความสมบูรณ์ของแฟ้มเอกสาร
  • กรณีเอกสารฟอร์แมต PDF หรือ Word หรือ PowerPoint รวม LibreOffice/Office.org Format ให้ฝังฟอนต์กับแฟ้มเอกสารก่อน
  • กำหนด Document Metadata
  • สร้าง Bookmark สำหรับเอกสารฟอร์แมต PDF
  • ตั้งชื่อแฟ้มเอกสารให้สมบูรณ์สื่อความหมาย
    • ตั้งชื่อตามรูปแบบ yyyymmdd-ชื่อภาษาอังกฤษสื่อความหมาย.ext
      (yyyymmdd ปี ค.ศ. ที่สร้างหรือเผยแพร่เอกสาร)
• ส่งไฟล์มาที่ผู้ดูแลระบบเพื่อนำเข้าระบบด้วยวิธี FTP
• ผู้ดูแลระบบแจ้งลิงก์ตรงของเอกสารในรูปแบบ http://www.xxxx.xx.xx/pub/yyyy/yyyymmdd-ชื่อภาษาอังกฤษสื่อความหมาย.ext
  • ตัวอย่าง http://www.nstda.or.th/pub/1993/19930326-annual-report-1992.pdf
• เจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าเนื้อหาเว็บ ระบุลิงก์ตรงประกอบการทำแสดงผลภาพ หรือทำลิงก์เอกสาร