การรวบรวมบรรณานุกรม

การรวบรวมบรรณานุกรมมีความสำคัญอย่างมากในกระบวนการเขียนรายงาน การจัดทำผลงานวิชาการ โดยจะเป็นกระบวนการที่สืบเนื่องจากศึกษาค้นคว้าแล้วมีการจดโน้ตบันทึกรายละเอียดสำคัญที่ได้จากการศึกษาค้นคว้า รวมทั้งการบันทึกรายการบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศที่จดเป็นโน้ต ซึ่งจะถูกไปใช้ในการประกอบการเขียนรายงาน ผลงานวิชาการต่อไป

ตัวอย่างการจดโน้ต : Benjamin, J. R. (2009). A Student’s Guide to History. Bedford/St. Martin’s.

ในกระบวนการการศึกษาค้นคว้า หากมีการจดโน้ตและเก็บข้อมูลบรรณานุกรมได้ถูกต้อง ครบถ้วน ย่อมช่วยให้การจัดทำรายงาน ผลงานวิชาการต่างๆ สะดวก รวดเร็ว ทั้งนี้ข้อมูลบรรณานุกรมจะถูกนำไปใช้กำกับเนื้อหา ข้อความจากโน้ตซึ่งถูกร้อยเรียงเป็นเนื้อหาของรายงาน ผลงานวิชาการ หรือที่เรียกว่าการอ้างอิง อันเป็นหัวใจสำคัญของการเขียนรายงาน การจัดทำผลงานวิชาการทำให้ผู้อ่านทราบต้นแหล่งข้อมูล ติดตามเนื้อหาต้นแหล่งได้ รวมทั้งยังเป็นการให้เกียรติต่อเจ้าของผลงานที่เรานำมาใช้ประกอบการเขียน

ข้อมูลบรรณานุกรมที่ควรบันทึกร่วมกับการจดโน้ตมักจะประกอบด้วยชื่อนามสกุลผู้แต่ง ชื่อเรื่อง ชื่อแหล่งข้อมูล ข้อมูลเกี่ยวกับการพิมพ์ ปีที่พิมพ์ และ/หรืออื่นๆ ตามข้อกำหนดของรูปแบบการลงรายการอ้างอิงที่เลือกใช้ โดยรูปแบบการลงรายการอ้างอิงที่ใช้กันทั่วไปมี 2 ระบบใหญ่ๆ คือ ระบบ MLA – Modern Language Association Style ที่ใช้กันมากในสาขามนุษยศาสตร์ และระบบ APA – American Psychological Association Style ที่ใช้กันมากในสาขาสังคมศาสตร์และวิทยาศาสตร์ โดยแต่ละรูปแบบจะมีข้อกำหนดปลีกย่อยแตกต่างออกไปตามประเภทของทรัพยากรสารสนเทศด้วย

ในปัจจุบันเทคโนโลยีที่ปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว ทรัพยากรสารสนเทศต่างๆ ได้มีการแปลงสภาพเป็นสื่อดิจิทัล แม้นว่าตัวเล่มหนังสือจะมีการใช้อยู่แต่ข้อมูลบรรณานุกรมของหนังสือก็สามารถเข้าถึงและดึงมาใช้ได้สะดวกผ่านระบบ Web OPAC ที่มีให้บริการในห้องสมุดต่างๆ การจดโน้ตและการเก็บข้อมูลบรรณานุกรมสามารถนำซอฟต์แวร์มาประยุกต์ใช้ได้ที่เรียกว่า ซอฟต์แวร์บริหารจัดการบรรณานุกรม ซึ่งมักจะมีความสามารถตั้งแต่การเข้าถึงข้อมูลบรรณานุกรมอย่างอัตโนมัติ การจัดเก็บ/จัดหมวดหมู่ข้อมูลบรรณานุกรม การจดโน้ต การแนบแฟ้มเอกสารดิจิทัลที่เกี่ยวข้อง และการช่วยเขียนรายการอ้างอิง รายการบรรณานุกรมตามรูปแบบที่เลือก รวมถึงการปรับเปลี่ยนรูปแบบการอ้างอิง รูปแบบรายการบรรณานุกรมได้ตามต้องการ ดังนั้นหากผู้เขียนมีความรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์บริหารจัดการบรรณานุกรม ก็ย่อมทำให้การจดโน้ต การเก็บข้อมูลบรรณานุกรมสะดวกยิ่งขึ้น