Digital Curation for ETDs

หัวข้อสัมมนาในงานสัมมนาวิชาการ ETD 2018 Taiwan – Beyond the Boundaries of Rims and Oceans : Globalizing Knowledge with ETDs อีกหัวข้อที่น่าสนใจ คือ Digital Curation for ETDs โดย Professor Hao-Ren Ke ผู้อำนวยการห้องสมุด National Taiwan Normal University (NINU)

Professor Hao-Ren ได้นำเสนอการนำ DCC Curation Life cycle Model มาใช้ในการบริหารจัดการฐานข้อมูลวิทยานิพนธ์

ที่มา: http://www.dcc.ac.uk/resources/curation-lifecycle-model

ในขั้น Conceptualize นั้น NTNU ได้จัดให้ความรู้กับนักศึกษา นักวิจัยใหม่ทุกคน จะต้องเข้ารับการอบรมหลักสูตรระยะสั้น Research Ethics และจะต้องผ่านตามเกณฑ์ ผลงานวิทยานิพนธ์ ผลงานวิจัยทุกชิ้นต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบการคัดลอกวรรณกรรม (Anti-Plagiarism) และส่งเสริมให้นักศึกษา นักวิจัยเผยแพร่ผลงานที่สะดวกต่อการเข้าถึงโดยเฉพาะตามแนวทาง Open Access (โดยอาจจะมีบางส่วนที่อาจจะไม่สามารถเผยแพร่ได้) โดยลิขสิทธิ์ของวิทยานิพนธ์ ผลงานเป็นของนักศึกษา/นักวิจัยนั้นๆ (ยกเว้นกรณีนักศึกษาร่วมวิจัยและหรือเงื่อนไขอื่นๆ) กำหนดนโยบายให้ห้องสมุดเป็นผู้บริหารจัดการระบบ ETDs การให้ความรู้แก่นักศึกษา นักวิจัย ตรวจคุณภาพข้อมูลในระบบ และบริการตอบคำถาม

ในกระบวนการ Create or Receive มหาวิทยาลัยกำหนดนโยบายและกระบวนการสร้างวิทยานิพนธ์ ผลงานวิจัยพร้อมสื่อสารอย่างทั่วถึง รวมทั้งการจัดหลักสูตรฝึกอบรมผ่านหลักสูตร Library research โดยนักศึกษาจะต้องนำเข้าไฟล์ดิจิทัล (รองรับทั้งแบบไฟล์เดียว และแบบหลายไฟล์ แต่มหาวิทยาลัยจะแนะนำให้รวมไฟล์ที่เกี่ยวข้องเป็นไฟล์เดียว) ตลอดทั้งเมทาดาทาด้วยตนเอง ทั้งนี้กระบวนการดังกล่าวจะไม่ผ่านการแจ้งหรือตรวจสอบด้วยคณะหรือสาขา ห้องสมุดจะทำหน้าที่เพียงตรวจสอบ (QC) คุณภาพของเมทาดาทาเท่านั้น (แต่จำเป็นต้องหมกมุ่นมากน้อยเพียงใด ยังเป็นประเด็นคำถามที่น่าสนใจ)

ปัญหาที่พบได้มากในกระบวนการนี้ ได้แก่

• ชื่อวิทยานิพนธ์/ผลงานภาษาอังกฤษ ภาษาจีนที่ไม่ตรงกัน
• คำค้นภาษาอังกฤษ ภาษาจีนที่ไม่ตรงกัน
• ตกหล่นข้อมูลในส่วนปีที่เข้าศึกษา ปีที่จบ จำนวนหน้า บทคัดย่อ
• ไฟล์ PDF มีจำนวนหน้าไม่ตรงกับตัวเล่มจริง ขาดตกในส่วนสารบัญ หรือเลขหน้า
• รายการอ้างอิงไม่สมบูรณ์

ในกระบวนการ Appraise and Select มหาวิทยาลัยจะกำหนดกฎระเบียบ แนวปฏิบัติที่จำเป็นต่อการประเมินคุณค่า โดยวิทยานิพนธ์ทุกฉบับจะต้องถูกจัดเก็บในระบบ ETD

ในกระบวนการ Ingest มหาวิทยาลัยจะดำเนินการโอนถ่ายไฟล์ดิจิทัลและเมทาดาทาที่เกี่ยวข้องไปยังระบบคลังเอกสารจดหมายเหตุ คลังวิทยานิพนธ์ ตลอดทั้ง Data Center ที่เกี่ยวข้อง

ในกระบวนการ Store มหาวิทยาลัยให้ความสำคัญกับมาตรฐานความปลอดภัยในระดับสากล

ในกระบวนการ Access, Use and Reuse มหาวิทยาลัยจะจัดทำแบบฟอร์มอนุญาตเผยแพร่และรับผิดชอบในวิทยานิพนธ์/ผลงาน และส่งเสริมให้นักศึกษา/นักวิจัยเผยแพร่ในรูปแบบ Open Access ทั้งนี้ทุกบทคัดย่อจะต้องถูกเผยแพร่ในรูปแบบ Open Access ทั้งระบบ ETDs ของมหาวิทยาลัยและหน่วยงานความร่วมมือ และดำเนินการทางเทคนิคที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ผู้ใช้ทุกกลุ่มสะดวกในการเข้าถึง รวมทั้งการเข้าถึงด้วย Machine เช่น Google Scholar, Handles & DOIs

จากประเด็น Authorized Form ส่งผลให้มหาวิทยาลัยพัฒนาระบบบริหารจัดการ Authorized Portfolio เพื่อจัดเก็บลายมือชื่อดิจิทัลของนักศึกษา/นักวิจัยเพื่อที่จะลดปัญหาการจัดเก็บกระดาษเซ็นยินยอม และเอกสารขอแก้ไขสิทธิ์ที่จะมีในอนาคต อีกทั้งห้องสมุดมีความสะดวกในการสืบค้นข้อมูลการอนุญาตสิทธิ

ในกระบวนการ Transform มหาวิทยาลัยจะดำเนินการตรวจสอบและแปลงสภาพไฟล์ดิจิทัลตลอดทั้งเมทาดาทาให้อยู่ในฟอร์แมตที่เหมาะสมต่อช่วงเวลาอย่างสม่ำเสมอ อันเป็นการดำเนินการในกระบวนการ Preservation โดยอัตโนมัติ รวมทั้งการดำเนินการแปลงสภาพในกรณีต่างๆ เช่น การนำข้อมูลมาวิเคราะห์ การจัดพิมพ์เป็นต้น

ในกระบวนการ Preservation นอกจากขั้นตอนหนึ่งของกระบวนการ Transform ยังให้ความสำคัญกับอุปกรณ์จัดเก็บ การตรวจสอบไวรัส การตรวจสอบข้อมูลในระดับ Structure และ File Format อย่างสม่ำเสมอ

ในกระบวนการ Reappraise มีประเด็นที่น่าสนใจคือนักศึกษา นักวิจัยขอนำเข้าไฟล์ดิจิทัลหรือเมทาดาทาใหม่ ซึ่งเป็นประเด็นสำคัญในช่วงแรกของการดำเนินการ ว่าอนุญาตให้ดำเนินการได้หรือไม่ และใครรับผิดชอบการดำเนินการนี้ จากการประชุมของมหาวิทยาลัยได้กำหนดว่า “ไม่อนุญาตให้แทนที่ไฟล์ที่นำเข้าและเผยแพร่แล้ว” ทั้งนี้หากมีประเด็นจำเป็นต้องแทนที่นักศึกษา/นักวิจัยต้องทำบันทึกขอรับการอนุมัติจาก Office of Academic Affairs

โจทย์ต่อไปของมหาวิทยาลัยคือการออกแบบพัฒนาระบบให้รองรับข้อมูลอื่นๆ ที่มากขึ้น ตามแนวทาง Research Data Management และการดำเนินการสงวนรักษาไฟล์ดิจิทัลที่แท้จริง